Um livro ata é um documento muito importante para as empresas e instituições, pois é nele que ficam organizadas todas as atas de reuniões realizadas ao longo de um determinado período de tempo.
Para que tenha validade jurídica, ele precisa ser redigido de acordo com alguns padrões e o termo de abertura e encerramento é parte fundamental. Leia este artigo para entender como estruturá-lo da maneira correta.
O que é um livro ata
Antes de mais nada, é importante entender o que é uma ata e qual é o seu papel.
A ata é um documento que registra todas as ideias, decisões e discussões debatidas por um coletivo de pessoas, seja durante uma congresso, conferência, assembleia ou outro tipo de reunião.
Ela é importante para que nenhum ponto fundamental passe despercebido ou fique esquecido. Dessa forma, há um maior comprometimento com o que foi disposto. Inclusive, para que tenha esse efeito, a ata ainda tem caráter formal e jurídico.
Geralmente, ela é redigida por uma pessoa, que fica responsável por revisar o conteúdo, pegar as assinaturas de todos os responsáveis no final da reunião e registrar o documento no cartório.
- Leia também: Como fazer uma ata de reunião
O livro de atas, por sua vez, é um caderno que compila todos esses documentos referentes a um determinado grupo (empresa, condomínio, associação, entre outros). Dessa forma, todas as discussões ficam compactadas e, assim, torna-se mais fácil de encontrar assuntos ou discussões específicas.
Como redigir um livro ata
Por se tratarem de documentos com validade jurídica, tanto as atas quanto os livros de ata têm uma estrutura a ser seguida. É importante que eles estejam organizados da maneira correta para facilitar o entendimento e não dar margens a interpretações errôneas.
Por este motivo, como partes obrigatórias, o livro de atas deve ter um termo de abertura e um termo de encerramento, que devem ser escritos de maneira específica. Veja a seguir como fazer isso.
Termo de abertura
Para começar a registrar as reuniões em um livro ata, isto é, realizar a abertura, faça um termo de início de reunião, com data, local, nome do presidente do conselho e o de quem está escrevendo, e o número da quantidade de páginas como no exemplo a seguir:
“O presente livro contém (quantidade) folhas numeradas tipograficamente, as quais se destinam à lavratura das atas das reuniões ordinárias e extraordinárias da (nome da associação, situada à (endereço).
(município) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do(a) presidente)
(cargo)
(assinatura)
(nome do(a) responsável)
(cargo)
(nome da associação).”
Preenchimento do livro
O miolo do livro ata, ou seja, tudo aquilo que é registrado entre os termos de abertura e encerramento, também deve ser preenchido de acordo com determinados padrões.
A ata de uma nova reunião ordinária ou extraordinária sempre deve começar em uma nova folha, mesmo que haja espaço sobrando. Ela também nunca deve ser começada em um verso, ou seja, deve sempre estar em uma lauda nova e numerada.
As linhas que restarem em uma folha após o final de uma ata devem ser devidamente riscados com dois traços na diagonal.
É importante lembrar, ainda, que por se tratar de um documento jurídico, uma ata não pode ser rasurada com riscos ou utilização de corretivos. Sempre que houver um erro, a palavra errada deve ser colocada entre pontos de interrogação e ser corrigida ao lado. Exemplo:
A palavra estava ?errrada? errada
Termo de encerramento
Por fim, não se pode esquecer que uma lauda ao final do livro deve ficar reservada para o termo de encerramento. Sem isso, ele continua “aberto” e sem a assinatura do presidente, o que faz com que as decisões tomadas e registradas ali não sejam legalmente válidas.
O termo de encerramento de um livro ata deve ser composto por:
- a quantidade de laudas;
- assuntos tratados;
- participantes da reunião;
- acordos realizados entre as partes;
- entre outros aspectos.
Para ficar de mais fácil entendimento, veja o exemplo abaixo:
“Este livro contém 100 folhas, numeradas tipograficamente de 01 a 100, que destinou-se a lavratura das Atas de Reuniões da empresa XXXX.”
São Paulo/ SP, 01 de junho de 2020
Assinatura: nome de quem está escrevendo
Assinatura: Diretor Presidente”
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Aproveite, também, para ler o nosso artigo sobre como publicar atas no Diário Oficial da União.
