Durante reuniões, comitês e assembleias, diversos assuntos do interesse de determinada comunidade são discutidos. Normalmente, nos debates, são apontadas diferentes visões, opiniões e soluções para uma mesma questão. A fim de que nada disso se perca após a conversa, é fundamental registrar tudo no livro de atas.
Neste artigo, você entender melhor o que é um livro de atas, para que ele serve e como deve ser feito.
O que é um livro de ata?
Antes de mais nada, é importante entender o que é uma ata e qual é o seu papel.
A ata é um documento que registra todas as ideias, decisões e discussões debatidas por um coletivo de pessoas, seja durante uma congresso, conferência, assembleia ou outro tipo de reunião.
Ela é importante para que nenhum ponto fundamental passe despercebido ou fique esquecido. Dessa forma, há um maior comprometimento com o que foi disposto. Inclusive, para que tenha esse efeito, a ata ainda tem caráter formal e jurídico.
Geralmente, ela é redigida por uma pessoa, que fica responsável por revisar o conteúdo, pegar as assinaturas de todos os responsáveis no final da reunião e registrar o documento no cartório.
O livro de atas, por sua vez, é um caderno que compila todos esses documentos referentes a um determinado grupo (empresa, condomínio, associação, entre outros). Dessa forma, todas as discussões ficam compactadas e, assim, torna-se mais fácil de encontrar assuntos ou discussões específicas.
Como redigir um livro de ata?
Sendo um documento com validade jurídica, tanto as atas quanto os livros de ata têm uma estrutura a ser seguida. É importante que eles estejam organizados da maneira correta para facilitar o entendimento e não dar margens a interpretações errôneas.
Por este motivo, como partes obrigatórias, o livro de atas deve ter um termo de abertura e um termo de encerramento, além de ser escrito de maneira específica. Veja a seguir como fazer isso.
1. Termo de abertura
Para começar a registrar os acontecimentos do encontro, isto é, realizar a abertura, faça um termo de início de reunião, com data, local, nome do presidente do conselho e o de quem está escrevendo, e o número da quantidade de páginas.
Observe o modelo a seguir:
“O presente livro contém (quantidade) folhas numeradas tipograficamente, as quais se destinam à lavratura das atas das reuniões ordinárias e extraordinárias da (nome da associação, situada à (endereço).
(município) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do(a) presidente)
(cargo)
(assinatura)
(nome do(a) responsável)
(cargo)
(nome da associação).”
2. Como preencher
Na hora de preencher o livro de atas, lembre-se de nunca iniciar uma nova no meio de outra (na mesma folha, se ainda houver espaço) ou no verso de uma folha. Sempre comece em uma nova lauda numerada, a partir da primeira linha.
Caso sobrem linhas em uma folha, elas devem ser inutilizadas com dois traços diagonais paralelos.
Além disso, fique atento aos possíveis erros também. Uma vez que é um documento jurídico, não pode haver rasuras, riscos ou sinais de uso de corretivo. Quando houver um equívoco, a palavra ou expressão errada deve estar entre pontos de interrogação e depois deve estar a escrita correta.
3. Termo de encerramento
Por fim, adicionar um termo de encerramento de livro é fundamental. Sem isso, ele ainda estará em aberto, sem a assinatura do presidente, o que indica que as decisões tomadas não foram validadas. Logo, a reunião não teria valor.
Por isso, o termo de encerramento de livro ata é importante para que se declare a conclusão das informações acordadas. Ele deve conter, de forma sucinta, informações resumidas sobre:
- a quantidade de laudas;
- assuntos tratados;
- participantes da reunião;
- acordos realizados entre as partes;
- entre outros aspectos.
Para ficar de mais fácil entendimento, veja o exemplo abaixo:
“Este livro contém 100 folhas, numeradas tipograficamente de 01 a 100, que destinou-se a lavratura das Atas de Reuniões da empresa XXXX.”
São Paulo/ SP, 01 de junho de 2020
Assinatura: nome de quem está escrevendo
Assinatura: Diretor Presidente”
Com todas essas informações presentes no artigo, agora você vai poder registrar as reuniões da forma mais adequada e de fácil entendimento para todos, além de, claro, garantir a validação das decisões.
Além disso, seguir esse modelo vai evitar que você tenha problemas quando houver necessidade de fazer a publicação da ata no Diário Oficial (DOU).
Neste artigo de e-Diário, veja como publicar atas no Diário Oficial.
