Você sabia que muitos documentos perdem validade jurídica simplesmente por não seguirem um padrão de preenchimento? Esse é um erro mais comum do que se imagina, especialmente quando falamos em registros de reuniões formais.
Empresas, associações e até síndicos de condomínio enfrentam esse desafio constantemente e um dos documentos mais afetados é o livro ata, responsável por concentrar, oficialmente, todas as deliberações realizadas por um grupo.
Mas para que esse registro seja aceito legalmente, é preciso seguir algumas regras claras.
Nesse artigo, você vai entender como funciona o livro ata, quais são os principais cuidados no preenchimento e como garantir que tudo esteja em conformidade com os critérios exigidos pelos órgãos legais e cartórios.
O que é um livro ata?
Antes de mais nada, é importante entender o que é uma ata e qual é o seu papel.
A ata é um documento que registra todas as ideias, decisões e discussões debatidas por um coletivo de pessoas, seja durante um congresso, conferência, assembleia ou outro tipo de reunião.
Ela é importante para que nenhum ponto fundamental passe despercebido ou fique esquecido. Dessa forma, há um maior comprometimento com o que foi disposto. Inclusive, para que tenha esse efeito, a ata ainda tem caráter formal e jurídico.
Normalmente, a ata é redigida por um secretário ou responsável, que depois recolhe as assinaturas dos presentes e pode registrar o conteúdo em cartório, quando necessário. Esse cuidado reforça seu valor jurídico.
- Leia também: Como fazer uma ata de reunião
O livro de atas, por sua vez, é um caderno que compila todos esses documentos referentes a um determinado grupo (empresa, condomínio, associação, entre outros). Dessa forma, todas as discussões ficam compactadas e, assim, torna-se mais fácil de encontrar assuntos ou discussões específicas.
Entretanto, que para que o livro tenha validade legal, ele deve conter, obrigatoriamente, dois elementos essenciais: o termo de abertura do livro ata e o termo de encerramento. Além disso, também é preciso seguir regras específicas quanto ao preenchimento e à estrutura de cada ata individual.
Para que serve um livro ata?
Como citando anteriormente, muito mais do que um simples caderno de anotações, o livro ata serve como um repositório oficial de registros que podem ser usados para comprovar decisões, validar votações e sustentar juridicamente o que foi deliberado em reuniões.
Empresas, condomínios, ONGs, clubes e conselhos utilizam o livro ata para:
- formalizar decisões estratégicas e operacionais;
- registrar eleições internas e nomeações de cargos;
- documentar assembleias e reuniões ordinárias ou extraordinárias;
- facilitar auditorias, fiscalizações e até processos judiciais.
Além disso, ele pode ser solicitado como uma prova documental por cartórios, órgãos públicos e instituições bancárias, especialmente em casos de abertura de contas, atualizações contratuais ou comprovação de quórum e decisões.
Contudo, sem um livro ata bem preenchido, com todos os termos obrigatórios, esses registros perdem força legal, o que pode causar prejuízos, como a anulação de decisões, questionamentos legais e até impedimentos em processos administrativos.
Como preencher um livro ata corretamente?
Por se tratarem de documentos com validade jurídica, tanto as atas quanto os livros de ata têm uma estrutura a ser seguida. Para que isso aconteça é importante que eles estejam organizados da maneira correta para facilitar o entendimento e não dar margens a interpretações errôneas.
A seguir, veja como estruturar corretamente cada etapa, desde a abertura até o encerramento.
Comece pelo termo de abertura do livro ata
A primeira página deve conter o termo de abertura de um livro ata, que oficializa o início dos registros. Esse termo precisa incluir:
- a quantidade total de folhas numeradas;
- a finalidade do livro (registro de atas ordinárias e extraordinárias);
- o nome da entidade responsável (empresa, associação, condomínio etc.);
- o endereço completo;
- a data de abertura;
- e as assinaturas do presidente e do responsável pela escrituração.
Como no exemplo a seguir:
“O presente livro contém (quantidade) folhas numeradas tipograficamente, as quais se destinam à lavratura das atas das reuniões ordinárias e extraordinárias da (nome da associação, situada à (endereço).
(município) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do(a) presidente)
(cargo)
(assinatura)
(nome do(a) responsável)
(cargo)
(nome da associação).”
Após o termo de abertura, inicia-se o preenchimento das atas, que também exige atenção a regras formais. Cada nova reunião ordinária ou extraordinária deve ser registrada em uma nova folha, mesmo que a anterior ainda tenha espaço disponível. Além disso:
- nunca inicie uma ata no verso de uma página;
- linhas em branco devem ser riscadas com dois traços diagonais;
não use corretivos ou rasuras. Caso cometa um erro, utilize interrogações, como por exemplo:
“A palavra estava ?errrada? errada.”
Preencha as atas corretamente em cada lauda
Cada ata registrada no livro ata deve apresentar o conteúdo de forma objetiva, clara e formal, respeitando sempre a sequência dos acontecimentos da reunião. Seguir um padrão padronizado de estruturação do texto facilita futuras consultas e garante maior segurança jurídica.
De forma geral, cada ata deve conter:
- identificação da reunião: tipo (ordinária, extraordinária, emergencial), número da reunião (quando aplicável), data, horário de início e término, local da realização;
- lista de participantes: nomes completos de todos os presentes, podendo incluir cargos e, se necessário, órgãos ou setores que representam;
- pauta da reunião: descrição dos temas discutidos, seguindo a ordem dos assuntos deliberados;
- decisões e deliberações: registro claro das resoluções tomadas, incluindo resultados de votações, percentuais de aprovação e eventuais divergências;
- encaminhamentos: determinações de próximas ações, responsáveis designados e prazos estabelecidos;
- observações adicionais: registros de eventualidades, manifestações ou declarações importantes ocorridas durante o encontro.
Ao final de cada ata, é indispensável:
- registrar as assinaturas dos participantes ou, ao menos, dos responsáveis legais (presidente e secretário);
- datá-la corretamente, indicando o local e a data de lavratura.
Lembre-se que, o objetivo da ata é ser um espelho fiel e cronológico do que foi deliberado, sem interpretações ou opiniões pessoais de quem redige.
Estruture corretamente o termo de encerramento
Por fim, não se pode esquecer que uma lauda ao final do livro deve ficar reservada para o termo de encerramento. O termo de encerramento de um livro ata é o registro final obrigatório para validar oficialmente o encerramento do caderno de atas.
Sem ele, o livro permanece juridicamente “em aberto”, o que pode comprometer a legalidade das deliberações ali registradas. Esse termo deve ser lavrado na última lauda disponível do livro e conter:
- a quantidade total de laudas utilizadas;
- a finalidade do livro (registro das atas de reuniões);
- os principais assuntos tratados;
- as partes e participantes envolvidos;
- e a data de encerramento, com as respectivas assinaturas.
Esse procedimento garante a conformidade legal do livro e assegura que o ciclo de registros foi concluído de forma oficial, ou seja, é a etapa que efetivamente define como finalizar uma ata no âmbito do livro ata completo.
Para ficar de mais fácil entendimento, veja o exemplo abaixo:
“Este livro contém 100 folhas, numeradas tipograficamente de 01 a 100, que destinou-se a lavratura das Atas de Reuniões da empresa XXXX.”
São Paulo/ SP, 01 de junho de 2020
Assinatura: nome de quem está escrevendo
Assinatura: Diretor Presidente”
Atenção à integridade e segurança do documento
Além de seguir corretamente o preenchimento do livro ata, é fundamental adotar cuidados de conservação e segurança para garantir sua validade jurídica a longo prazo.
Qualquer dano, extravio ou alteração não autorizada pode comprometer o valor probatório das informações registradas. A seguir, confira algumas outras recomendações importantes:
- armazenamento seguro: guarde o livro ata em local seco, protegido de umidade, calor excessivo ou exposição direta à luz solar. Isso evita o desgaste físico das páginas ao longo do tempo;
- controle de acesso: permita o manuseio apenas por pessoas autorizadas, como membros da diretoria, responsáveis pelo setor administrativo ou jurídico da instituição;
- encadernação adequada: utilize livros tipograficamente numerados e devidamente encadernados. Evite folhas avulsas por dificultarem o controle de alterações e facilitam extravios;
- proteção contra adulterações: mantenha o livro em armário trancado ou em local monitorado, principalmente quando for utilizado em reuniões frequentes ou em processos administrativos;
- digitalização preventiva: considere digitalizar as atas preenchidas para criar um backup seguro, mas sempre mantendo o documento físico como original oficial.
Esses cuidados são complementares ao correto preenchimento do livro e ajudam a preservar o documento para futuras auditorias, fiscalizações ou comprovações legais. Afinal, como finalizar uma ata com validade jurídica não depende apenas da escrita, mas também da segurança e integridade do registro físico.
O livro ata precisa ser registrado em cartório? Entenda a obrigatoriedade
Outra dúvida bastante comum ao lidar com o livro ata é se o registro em cartório é uma exigência legal obrigatória para todas as situações.
A resposta para essa pergunta depende da natureza da entidade, do tipo de reunião e do uso que será feito dessas atas posteriormente. De forma geral:
Para empresas privadas (Ltda., S/A, cooperativas e similares)
Em muitos casos, o registro em cartório não é obrigatório para todas as atas. No entanto, quando envolvem alterações contratuais, eleições de diretoria, aumento de capital ou decisões que precisam ser averbadas nos órgãos de registro público (como Junta Comercial ou Receita Federal), o registro da ata, e consequentemente do livro ata, se torna necessário.
Para associações, fundações, ONGs e entidades sem fins lucrativos
Nesses casos, costuma ser exigido o registro em cartório de pessoas jurídicas para formalizar as atas de eleição, posse de diretoria, alterações estatutárias e demais decisões relevantes da administração.
Para condomínios
Já as atas de assembleias de condomínio devem ser arquivadas e conservadas, mas normalmente não exigem registro em cartório, a não ser em casos específicos como alterações de convenção condominial ou regularizações legais.
Para órgãos públicos ou conselhos profissionais
Existem regras específicas de registro e arquivamento determinadas por cada legislação ou regimento interno.
Entretanto, mesmo quando o registro em cartório não for exigido por lei, muitas instituições optam por fazê-lo voluntariamente como forma de garantir:
- maior segurança jurídica;
- validade probatória em processos futuros;
- exigência de terceiros, como bancos, licitações e auditorias.
Por isso, além de preencher e finalizar corretamente o livro ata, é essencial verificar a legislação aplicável à sua entidade e, sempre que necessário, buscar orientação jurídica ou contábil especializada.
Bom, agora que você já sabe como preencher e finalizar corretamente um livro ata com validade jurídica, o próximo passo é entender como realizar a sua publicação oficial.
Dessa maneira, aproveite e veja o passo a passo completo de como publicar atas no Diário Oficial da União e garanta a regularidade de todos os seus registros.
