As atas são documentos muito importantes para armazenar informações expostas e discussões debatidas em reuniões ou assembleias de empresas, sindicatos e outras corporações, a fim de que não se percam. Por este motivo, é fundamental que todas elas sejam armazenadas de forma organizada em um livro de atas.
Entenda, neste artigo, o que é isso, por que ele é importante e algumas dicas práticas de como fazer um livro de atas.
O que é um Livro de Atas?
Um livro de atas nada mais é do que um compilado das atas de todas as reuniões ou encontros de determinada organização durante um período de tempo. Ele é fundamental para centralizar todas as informações em um só lugar, facilitando o acesso futuro.
Essa arrumação é muito útil na hora de encontrar assuntos que já foram debatidos, ações que foram propostas e estratégias implementadas em cumprimento do que foi proposto, isso porque esses são pontos que devem estar sinalizados em todas as atas:
- propostas discutidas;
- ações que devem ser implementadas;
- prazos para a implementação.
Livro de Atas — Como fazer?
A primeira dica de como fazer livro de atas é começar pelo começo. Antes de mais nada, é necessário redigir um termo de abertura. Ele é uma formalidade que serve para identificar este material.
No termo de abertura, devem estar descritos:
- a quantidade de páginas do livro (por extenso);
- o nome da empresa, corporação ou grupo;
- o local de sua sede;
- a assinatura do presidente ou síndico.
No desenvolvimento do seu livro de atas, a fim de manter a organização, é preciso seguir algumas diretrizes também, tais como:
- uma nova ata nunca deve ser iniciada no meio da folha ou no verso de uma página. Ela deve sempre começar na primeira linha de uma folha numerada;
- caso sobrem linhas, elas devem ser inutilizadas com dois traços diagonais, sinalizando que nada mais deve ser escrito ou acrescentado ali;
- todas as atas presentes no seu livro devem conter: título, data, nomes dos participantes com as suas respectivas funções e qualificações, as ordens do dia (discussões, votações, deliberações e prazos) e assinaturas.
Por fim, o livro de atas também deve conter um termo de encerramento ao seu fim. Neste trecho, devem ser colocadas as seguintes informações — bem semelhantes às do termo de abertura:
- quantidade de laudas utilizadas;
- o endereço da sede da corporação;
- o período em que o livro foi utilizado (data da primeira e da última ata);
- a assinatura do presidente.
Nesta parte final, é importante lembrar que, sem a assinatura, há o entendimento de que o livro de atas ainda está aberto, indicando que as decisões ainda não foram validadas.
É muito importante seguir esse padrão à risca e manter a organização, pois, em alguns casos, é necessário que algumas atas sejam publicadas no Diário Oficial.
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