Qual a Importância da Ata de Reunião?

Qual a Importância da Ata de Reunião?
29/06/2018

A ata é um documento escrito que registra todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembléia. De maneira mais técnica, a ata se configura como uma modalidade textual da linguagem escrita, utilizada principalmente no contexto profissional para manter o registro de decisões e argumentos que forem previamente apresentados durante as reuniões.

Quer saber mais sobre a importância da ata de reunião? Neste post iremos esclarecer todas as suas dúvidas!

Conheça a importância da ata de reunião

Primeiramente, a ata de reunião é importante para se ter um registro escrito do que foi discutido, servindo como uma espécie de arquivo, que poderá ser consultado sempre que necessário. Além de ser uma garantia e tranquilidade de que o assunto abordado não será esquecido.

Se a utilidade da ata for de uso exclusivamente interno, você pode substituir as assinaturas das pessoas que estiveram presentes por simples disparos por e-mail com o que foi redigido como assunto da reunião. Nesse caso, basta enviar a ata para todos e pedir que respondam dentro de um prazo determinado, se tiverem alguma discordância. Se isso acontecer, é necessário voltar aos pontos em aberto até que haja um consenso entre os participantes.

A importância da ata de reunião se define também como uma aliada para a organização e a cobrança de resultados, onde quer que ela seja exigida e requerida. Na maior parte das reuniões/assembléias, as decisões são tomadas e a partir delas surgem ações necessárias. Quanto maior for o grupo envolvido, maior é a necessidade de controle sobre o que foi planejado e discutido. Nessa circunstância, a ata é um grande facilitador, pois registra todas as decisões, compromissos e seus executores.

A ata de reunião também pode servir como documento legal. Mas neste caso, é importante redigi-la com mais rigidez e formalidade, lembrando que se houver necessidade, ela poderá ser usada em algum caso judicial. Se você se encaixar nesse contexto, não esqueça de colher todas as assinaturas, pois elas são fundamentais para a validade da ata como um documento formal.

Como fazer uma ata de reunião?

Se você ainda não produziu uma ata de reunião, nós preparamos algumas informações essenciais para te ajudar:

1. Data, Localização e Horário: Toda ata precisa ter a identificação da data, local, nome da empresa e até o horário de início da reunião. Esses são os dados mais básicos, que devem ser preenchidos o quanto antes; logo no início do documento para evitar esquecimentos ou erros.

2. Identificação da pauta: A identificação da pauta nada mais é do que o tema, ou seja, o propósito/motivo pelo qual a reunião foi realizada. Essa é sem dúvidas, uma das informações mais importantes que deve receber total atenção de quem deseja realizar uma ata de reunião com qualidade.

3. Detalhamento da reunião: Depois da identificação da pauta, faça um detalhamento da reunião. Nesse processo é preciso citar as informações em ordem cronológica com os principais assuntos discutidos, as votações realizadas, os resultados obtidos e todas as decisões tomadas. Dessa maneira, as atas funcionam como verdadeiros atos oficiais pois, contém os principais pontos das reuniões e podem ser usadas para eventuais consultas futuras, com o objetivo de evitar novos questionamentos ou encontros sobre os mesmos temas.

4. Novos compromissos: Durante as reuniões e assembléias é comum discutir e acordar datas para novos encontros ou finalizações de processos. Por esse motivo, tais informações também devem ser inseridas na ata, como o registro e lembrete do que foi programado.

5. Lista de presença: Toda ata também precisa ter a identificação dos participantes. O que inclui nome, cargo, assinatura individual de todos os presentes e a justificativa dos ausentes, que deve ser inserida em documentos mais formais.

Gostou das dicas? Agora que você já sabe a importância da ata de reunião, não deixe de acompanhar todos os conteúdos do E-Diário!

 

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