Você já ouviu falar do termo lavrar ata de reunião? Sabe o que ele significa? Se você já participou de uma reunião, assembleia ou convenção, provavelmente, já recebeu um relatório sobre tudo o que foi abordado.
Esse documento leva o nome de ata e deve ser lavrado de modo que impossibilite a introdução de modificações.
Neste artigo você verá:
- o que é ata de reunião?;
- o que é lavrar ata?;
- estrutura básica de uma ata de reunião;
O que é ata de reunião?
Uma ata de reunião é um documento que registra e relata tudo o que aconteceu em uma determinada reunião. Com ela, é possível evitar esquecimento por parte dos membros sobre o que foi acordado, evitar problemas futuros e, até mesmo, consultá-la para tirar dúvidas posteriores.
Dependendo do objetivo e da contextualização da reunião, há diversos tipos de atas, como:
- reunião geral;
- assembleia extraordinária (acontece em quatro meses e tem objetivo de examinar, discutir e votar demonstrações financeiras);
- assembleia ordinária (realizada em qualquer tempo e pode ser tratado qualquer assunto, com convocação sempre que necessário);
- reunião de condomínio.
Podemos definir que esse documento é um tipo de relatório digitalizado ou manuscrito, que tem o poder, de maneira clara e precisa, sintetizar as ocorrências verificadas.
A ata é de responsabilidade de um secretário efetivo e deve ser redigida por ele. Porém, em caso de sua ausência, deve-se escolher outro secretário para executar a função àquela determinada reunião.
O que é lavrar ata de reunião?
Lavrar ata é o ato de deixar registrado os principais pontos discutidos em uma determinada reunião.
Esta ação impossibilita que haja modificações referente a estrutura, condições acordadas, membros presentes, assinaturas, entre outros pontos. Ou seja, fazer o lavramento é uma forma segura de garantir, em livro próprio ou folhas soltas, a validação do documento.
Depois da reunião, a ata deve ser assinada pelo presidente, secretário e, muitas vezes, pelos participantes.
Estrutura básica de uma ata
A ata de reunião pode ser padronizada ou personalizada de acordo com as necessidades do encontro. Porém, a estrutura deve conter obrigatoriamente algumas informações. São elas:
- dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
- local;
- relação e identificação das pessoas presentes;
- declaração do presidente e secretário;
- ordem do dia (registros das discussões);
- fecho (finalização e assinaturas).
Veja abaixo um modelo de abertura de ata, após o cabeçalho:
Ata da Assembleia de Condomínio, xx/xx/xxxx, coloca-se:
“Ao____dia do mês de___ do ano de _____, às____horas, na sede social da____, na Rua______, nº____, São Paulo, SP, reuniram-se______”
Quer saber mais sobre a ata de reunião e qual a sua importância? Leia o artigo: Saiba Tudo o Que Precisa Ter Para Redigir Uma Ata de Reunião.
