A ata de reunião é um dos instrumentos mais habituais no cotidiano das empresas, sindicatos, comissões e órgãos públicos. Neste artigo, vamos explicar do que se trata, qual sua finalidade e como redigir e publicar o documento.
Ao longo desse texto, você vai ver:
- o que é ata de reunião e para que serve;
- como fazer uma ata de reunião;
- modelo de ata de reunião;
- como fazer uma ata de reunião de sociedade limitada;
- quando você deve publicar a ata de reunião no Diário Oficial;
- como publicar uma ata de reunião no Diário Oficial.
O que é ata de reunião e para que serve?
A ata de reunião é um documento utilizado principalmente no contexto profissional ou institucional para manter o registro de decisões e argumentos apresentados em reunião. Ela é importante para a organização de informações, consulta de decisões, cobrança de resultados e proteção jurídica.
Ela é diferente da pauta de reunião, que antecede o evento e lista os temas que serão discutidos. Entenda melhor qual a diferença entre ata e pauta de reunião neste outro artigo.
Como a ata é um documento formal, é necessário colher todas as assinaturas dos presentes, para validar as informações registradas.
Se a utilidade da ata for exclusivamente interna, as assinaturas das pessoas podem ser substituídas por simples disparos de e-mail. Mas, nesse caso, é bom fixar um prazo para recebimento de respostas manifestando qualquer discordância. E, se isso acontecer, é necessário voltar aos pontos em aberto até gerar consenso entre os participantes.
Como fazer uma ata de reunião?
Toda ata precisa de algumas informações essenciais, como:
- data, localização e horário: esses são os dados mais importantes, que devem aparecer logo no início do documento, para evitar esquecimentos ou erros. Em reuniões virtuais, a localização pode ser substituída pelo link ou descrição da videoconferência;
- identificação da pauta: é o motivo da reunião, o tema que foi discutido;
- detalhamento da reunião: cite os acontecimentos, assuntos discutidos, votações, resultados e decisões, em ordem cronológica;
- novos compromissos: se durante a reunião for agendado outro encontro, informe o novo compromisso na ata. Combinados de atividades e projetos também devem ser registrados, juntamente com os prazos;
- lista de presença: identificação dos participantes, contendo nome, cargo e assinatura;
- justificativa dos ausentes: em alguns casos, é interessante informar a justificativa de ausência de certos convidados.
Veja também 8 dicas para elaboração de atas.
Modelo de ata de reunião
Se você quiser redigir a ata a partir de um documento pronto, vale a pena conferir o modelo de ata de reunião do E-diário. É só fazer o download e editar!
Como fazer uma ata de reunião de sociedade limitada?
As deliberações das sociedades limitadas precisam ser registradas em ata, para encaminhamento ao Registro Público de Empresas Mercantis. Para redigir o documento, basta seguir as dicas que compartilhamos anteriormente e colher as assinaturas dos membros da mesa e dos sócios participantes da reunião.
Quando você deve publicar a ata de reunião no Diário Oficial?
Desde o início de 2022, as empresas de Sociedade Anônima não são mais obrigadas por lei a publicarem suas atas de reunião no Diário Oficial. A Lei 13.818 ordena apenas a divulgação em jornais de grande circulação.
No entanto, muitas empresas, sindicatos e organizações continuam publicando esse documento nos diários oficiais, por conta da credibilidade e do potencial de alcançar muitas pessoas ao mesmo tempo. Por isso, ainda que não seja legalmente obrigatória, a publicação de ata em diário oficial é recomendada.
Como publicar uma ata de reunião no Diário Oficial
Para divulgar sua ata no Diário Oficial da União ou no Diário Oficial do Estado, é preciso formatar o documento conforme os requisitos da Portaria Nº 283 e enviá-lo para a Imprensa Nacional.
Outra opção, mais rápida e menos burocrática, é enviar a ata para o E-diário Oficial, que cuida de todo o processo. Temos uma equipe de profissionais especializados e ficaremos felizes em auxiliar. Aproveite a oportunidade e deixe essa etapa com a gente!
