A criação de atas é uma tarefa que faz parte do cotidiano de profissionais de diferentes funções em empresas, sindicatos, comissões e órgãos públicos. Por essa razão, saber como fazer uma ata de reunião é fundamental.
Neste artigo, explicamos conceitualmente o que é uma ata e compartilhamos orientações que ajudam a elaborar esse documento. Além disso, indicamos quais atas precisam ser publicadas no Diário Oficial. Continue lendo o texto para saber:
- o que é ata de reunião e para que ela serve;
- como fazer uma ata de reunião;
- qual o modelo ideal para ata de reunião;
- como fazer uma ata de reunião de Sociedade Limitada;
- se existe uma lei sobre ata de reunião e quando publicá-la no Diário Oficial;
- como publicar uma ata de reunião no Diário Oficial.
O que é uma ata de reunião e para que ela serve?
A ata é um documento utilizado principalmente no contexto profissional ou institucional para manter o registro de decisões e argumentos apresentados em reunião. Ela é importante para a organização de informações, consulta de decisões, cobrança de resultados e proteção jurídica.
É fundamental entender que pauta e ata de reunião são documentos diferentes. A elaboração da pauta de reunião deve ser feita antes do evento e listar os temas que serão discutidos no encontro.
Já a ata só pode ser elaborada durante e logo depois do evento, já que deve registrar o que ocorreu na ocasião. Por ser um documento formal, é necessário colher todas as assinaturas dos presentes na reunião para validar as informações registradas na ata.
Se a utilidade da ata for exclusivamente interna, as assinaturas das pessoas podem ser substituídas por simples disparos de e-mail. Mas, nesse caso, é bom fixar um prazo para recebimento de respostas manifestando qualquer discordância. E, se isso acontecer, é necessário voltar aos pontos em aberto até gerar consenso entre os participantes.
Como fazer uma ata de reunião?
Por se tratar de um documento de muita importância, a ata deve ser elaborada seguindo boas práticas que garantam sua validade. Ao criar uma ata de reunião, considere que nela é obrigatório constar estas informações:
Data, localização e horário
Esses são os dados mais importantes, que devem aparecer logo no início do documento, para evitar esquecimentos ou erros. Em reuniões virtuais, a localização pode ser substituída pelo link ou descrição da videoconferência.
Identificação da pauta
No documento, é preciso constar o motivo da reunião, descreva quais temas/ assuntos/ pontos serão tratados no encontro. Faça esse registro da forma mais clara e concisa possível.
Detalhamento da reunião
Como a ata de reunião garante proteção jurídica e serve como um documento para consulta futura, é importante registrar todos os pontos-chave do evento. Cite os acontecimentos, assuntos discutidos, votações, resultados e decisões, em ordem cronológica.
Novos compromissos
Se durante a reunião for agendado outro encontro, informe o novo compromisso na ata. Combinados de atividades e projetos também devem ser registrados, juntamente com os prazos.
Lista de presença e justificativa dos ausentes
Aqui, você deve identificar os participantes da reunião, contendo nome, cargo e assinatura. Em alguns casos, é interessante informar a justificativa de ausência de certos convidados.
Leia também: 8 Dicas Para Elaboração de Atas
Qual o modelo ideal para ata de reunião?
Se você quiser redigir a ata de reunião a partir de um documento pronto, vale a pena conferir o modelo de ata de reunião do e-Diário. É só fazer o download e editar!
Ao usar nosso modelo, você facilita sua rotina de preparação e registro de reuniões. E garante que todas as informações essenciais constem na ata, além de assegurar que os seus registros são eficientes e confiáveis.
Como fazer uma ata de reunião de Sociedade Limitada?
As deliberações das Sociedades Limitadas precisam ser registradas em ata, para encaminhamento ao Registro Público de Empresas Mercantis. Para redigir o documento, basta seguir as dicas que compartilhamos anteriormente e colher as assinaturas dos membros da mesa e dos sócios participantes da reunião.
Existe alguma lei sobre ata de reunião? Quando devo publicar no Diário Oficial?
Desde o início de 2022, as empresas de Sociedade Anônima não são mais obrigadas por lei a publicarem suas atas de reunião no Diário Oficial. A Lei 13.818/2019 ordena apenas a divulgação em jornais de grande circulação.
No entanto, muitas empresas, sindicatos e organizações continuam publicando esse documento nos Diários Oficiais, já que ele dá credibilidade ao ato e tem potencial para alcançar mais pessoas. Por isso, ainda que não seja uma obrigação por lei, a publicação da ata de reunião em Diário Oficial é recomendada.
Como publicar uma ata de reunião no Diário Oficial
Para divulgar sua ata no Diário Oficial da União (DOU) ou no Diário Oficial do Estado (DOE), é preciso formatar o documento conforme os requisitos da Portaria Nº 283 e enviá-lo para a Imprensa Nacional.
Outra opção, mais rápida e menos burocrática, é enviar a ata para o e-Diário Oficial, que cuida de todo o processo para você. Temos uma equipe de profissionais especializados e ficaremos honrados em ajudar a publicar sua ata no Diário Oficial da União. Torne sua rotina mais simples: deixe as publicações no DOU com a gente!
