Atas de reunião são documentos extremamente importantes para que tudo o que foi discutido fique registrado. Assim, é possível que todos tenham acesso e, além disso, todos os pontos estejam documentados. Você ainda tem dificuldades para criar o seu documento? Então leia este artigo e veja algumas dicas para elaboração de atas!
O que é uma ata?
Antes de vermos as dicas para elaboração de atas, é importante entender qual é o seu conceito.
Uma ata nada mais é do que um documento do qual você irá anotar todas as informações que foram passadas em uma reunião. Nela, você colocará os pontos discutidos, dúvidas e também o que ficou combinado naquele momento.
Por exemplo, caso os presentes na reunião tenham determinado que alguma ação será feita daqui 15 dias e precisará conter X informações, é importante que isso esteja na ata para documentar e formalizar o pedido e o que combinaram, para eventuais falhas de processo ou atrasos de entregas.
Dessa forma, além do controle das informações passadas, a ata também atua como uma oficialização do que foi acordado.
É importante que todos estejam cientes sobre a ata e depois a recebam por e-mail ou uma cópia impressa.
Veja agora as dicas para elaboração de atas
Agora que você entendeu melhor o que é uma ata de reunião, sua importância e finalidade, chegou o momento de conferir algumas dicas para quando for elaborar a sua.
Confira e anote para não esquecer:
- a primeira dica é ter previamente já anotado os temas que serão abordados na reunião. Coloque em um papel de anotação quais serão as pautas;
- anote também o nome completo de todos os presentes e seus cargos para depois não se esquecer de ninguém na hora de enviar o documento final;
- conforme for acontecendo a reunião, vá listando os tópicos mais importantes que foram abordados separando por assuntos;
- faça suas anotações em forma de tópicos para facilitar na memorização e também na rapidez da escrita. Lembre-se que uma ata não é uma transcrição do que foi falado no local, mas sim um documento para pontuar as informações mais relevantes e importantes;
- tenha atenção principalmente em assuntos que falem sobre acordos futuros, datas previstas e próximas ações, compromissos ou novas ideias;
- você pode contar com a ajuda de um gravador para facilitar caso perca algum tópico importante, se achar que é necessário. Mas lembre-se de avisar a todos que irá gravar a reunião e veja se todos estão de acordo. Anote isso também na ata;
- lembre-se de ser objetivo na hora das anotações;
- depois que terminar, leia tudo novamente e vá pontuando algo que tenha esquecido. Reserve esse tempo também para corrigir erros gramaticais.
Com estas dicas para elaboração de atas ficará mais fácil criar seus documentos!
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