Encontros profissionais devem ser registrados em um relatório de reunião para formalizar os assuntos tratados. Além disso, o documento também serve como histórico, sendo muito útil para pessoas que não estavam presentes poderem se atualizar sobre as discussões.
Por isso, é muito importante saber como desenvolver esse registro de forma que contemple todas as questões abordadas na na reunião. Veja o que é preciso para isso.
Por que fazer um relatório de reunião empresarial?
Seja uma assembleia, um encontro entre os colaboradores de uma empresa ou mesmo uma chamada com um cliente, é preciso fazer uma ata.
O relatório de reunião é importante para assegurar que todos os envolvidos tenham ciência dos temas que foram discutidos, compromissos acordados e próximos passos combinados durante o encontro.
Dessa forma, o registro é muito útil para consultas posteriores para elucidar dúvidas, evitar contestações em casos de divergências.
Como fazer um bom relatório de reunião?
O texto deve ser redigido com cuidado para não deixar nenhum dos temas discutidos de fora.
Então, se você quer saber como fazer um relatório de reunião, confira o passo a passo:
1. Comece antes da reunião
Um ponto muito importante é que nos preparativos do encontro esse documento já deve começar a ser redigido. Reúna as informações que você já tem e construa o texto a partir delas.
Por exemplo, você pode adicionar os seguintes pontos:
- data da reunião;
- local;
- nome das pessoas confirmadas;
- motivo do encontro;
- tópicos que estão previstos para serem discutidos.
Por conta disso, o ideal é que a pessoa responsável pelo relatório seja a organizadora, ou, ao menos, alguém que esteja por dentro do assunto.
2. Faça anotações durante o encontro
Mesmo que você tenha uma boa memória, precisa entender a importância de fazer anotações. Afinal, elas serão fundamentais na elaboração do relatório de uma reunião. Esse documento deve ser completo e conter detalhes que, às vezes, podem ser passados em branco caso você não tenha colocado um lembrete.
Então, leve um caderno ou um computador para o local para poder anotar todas as informações relevantes. Aliás, faça isso mesmo que a reunião esteja sendo gravada.
3. Boa edição pós-reunião
Depois de terminada, é preciso organizar todas as informações de forma resumida e clara para que todos possam entender. Em geral, recomenda-se a estruturação em tópicos de acordo com os assuntos tratados.
No final, acrescente quais foram as conclusões e as medidas decididas que devem ser tomadas a partir de então.
4. Peça aos presentes que confirmem as informações levantadas
Ao terminar de redigir o relatório de reunião, passe por todos os participantes e peçam que confirmem as informações levantadas e deixe a assinatura.
Isso evita que alguma informação fique para trás e também que existam atritos em casos de divergências futuras.
Conseguiu entender quais são os pontos principais de um relatório de reunião empresarial? Em alguns casos específicos existe a necessidade de que a ata seja publicada no Diário Oficial da União, são eles as atas de Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária, Conselho de Administração e de Diretoria.
Por isso, saiba mais sobre cada um desses encontros e como redigir e publicar uma ata de reunião.
