Encontros profissionais devem ser registrados para formalizar os assuntos tratados. Além disso, o documento também serve como histórico, sendo muito útil para pessoas que não estavam presentes poderem se atualizar sobre as discussões. Por conta disso, é importante saber como fazer um relatório de uma reunião de forma completa.
Veja o que é preciso para redigir um texto que faça um bom resumo do encontro!
Afinal, como fazer um relatório de uma reunião?
Seja uma assembleia, um encontro entre os colaboradores de uma empresa ou mesmo uma chamada com um cliente, é preciso fazer uma ata. Esse documento é essencial para deixar registrado todas as decisões tomadas, principalmente caso haja algum tipo de divergência.
Desta forma, o texto deve ser redigido com cuidado para não deixar nenhum dos temas discutidos de fora.
Então, se você quer saber como fazer um relatório de uma reunião, veja só essas dicas abaixo:
Comece antes da reunião
Um ponto muito importante é que nos preparativos do encontro esse documento já deve começar a ser redigido. Reúna as informações que você já tem e construa o texto a partir delas.
Por exemplo, você pode adicionar os seguintes pontos:
- data da reunião;
- local;
- nome das pessoas confirmadas;
- motivo do encontro;
- tópicos que estão previstos para serem discutidos.
Por conta disso, o ideal é que a pessoa responsável pelo relatório seja a organizadora, ou, ao menos, alguém que esteja por dentro do assunto.
Faça anotações durante o encontro
Mesmo que você tenha uma boa memória, tenha em mente que se você quer saber como fazer um relatório de uma reunião, precisa entender a importância das anotações. Esse documento deve ser completo e conter detalhes que, às vezes, podem ser passados em branco caso você não tenha colocado um lembrete.
Então, leve um caderno ou um computador para o local para poder anotar todas as informações relevantes. Aliás, faça isso mesmo que a reunião esteja sendo gravada.
Boa edição pós-reunião
Depois de terminada, é preciso organizar todas as informações de forma resumida e clara para que todos possam entender. Em geral, recomenda-se a estruturação em tópicos de acordo com os assuntos tratados.
No final, acrescente quais foram as conclusões e as medidas decididas que devem ser tomadas a partir de então.
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