A ata de reunião é um documento muito importante para deixar registrado todos os assuntos abordados e as decisões que foram tomadas, tanto para consulta dos próprios participantes quanto de outras partes interessadas que não puderam comparecer ao encontro.
Além disso, ela pode ser usada como um guia para a reunião, para evitar o esquecimento de tópicos importantes ou, mesmo, a abordagem de assuntos que não estão previstos, o que acaba tomando muito tempo dos presentes.
Leia este artigo para entender como fazer uma boa ata de reunião online para garantir que os encontros sejam produtivos e confira um modelo.
A importância da ata de uma reunião online
É inegável que um dos grandes bordões do mundo corporativo é a frase “essa reunião poderia ser um e-mail”. O tempo é um bem cada vez mais escasso, e para que uma empresa atinja os seus objetivos, não faz sentido gastar horas do dia de diversos funcionários em uma reunião que não leva a lugar nenhum.
A ata é um documento que ajuda a driblar esse problema, já que, o ideal, é que o documento informe previamente quais assuntos devem ser abordados no encontro e, depois, quais foram as decisões tomadas.
Sem um documento com esse, fica muito mais fácil que o tempo da reunião se perca em assuntos que não são prioridade, enquanto o que deveria ser resolvido acaba ficando para depois. Além disso, quando as decisões tomadas não são registradas, como é que as atitudes serão cobradas?
Tudo o que é importante deve, obrigatoriamente, ser registrado em ata para que possa ser cobrado depois, e todas as partes interessadas devem conferir a ata e assinar, para concordar que está ciente do que foi anotado.
Além disso, quando uma ata de reunião online é bem elaborada, os interessados que, por problemas de horário ou de outros compromissos, não puderam estar presentes, conseguem se inteirar do assunto com mais facilidade.
Como fazer uma ata de reunião online
O primeiro ponto é escolher a pessoa responsável pela ata, que pode ou não ser o líder condutor da reunião. Caso esse papel não fique com o líder, é importante frisar a responsabilidade a outro membro da equipe, para que o documento não deixe de ser elaborado. Para fazer, então, uma boa ata de reunião online, coloque, primeiramente, o título da reunião e a sua data. Reuniões ordinárias, por acontecerem com determinada regularidade, costumam já contar com o próprio nome como “reunião de equipe” ou, mesmo “reunião mensal”, e é isso que deve estar no título.
Reuniões extraordinárias, por sua vez, são chamados repentinos para os membros do time e que precisam, ainda mais, que seu título seja registrado na ata para que as pessoas entendam o motivo do encontro.
Após a data e o título, é preciso listar todas as pessoas que foram convidadas para a reunião e, no momento do encontro, dar o check em quem realmente esteve presente.
Abaixo dos participantes, é a hora de listar os tópicos que precisam ser abordados, sempre em ordem de prioridade. Dessa maneira, o líder da reunião consegue seguir o que foi previsto e retomar para os assuntos fundamentais caso o rumo acabe se perdendo. A lista por ordem de prioridade também é importante para garantir que os assuntos mais relevantes sejam tratados, mesmo que o tempo da reunião acabe.
Cada um dos assuntos abordados devem, então, servir de título para um novo tópico do arquivo da ata, para que tudo de importante que for mencionado e, principalmente, decidido sobre ele, seja devidamente registrado.
Por último, um novo tópico deve ser criado no documento para deixar bem claras as ações que devem ser tomadas a partir dessa reunião, os responsáveis e os prazos.
Modelo de ata de reunião online
Aqui está um modelo de tópicos que, conforme citados no tópico anterior do artigo, precisam estar presentes em uma ata de reunião:
- título;
- data;
- horário;
- lista de participantes convidados e que compareceram;
- lista de tópicos abordados;
- um tópico para cada assunto abordado, com comentários
- lista de ações.
Agora que você já sabe tudo o que precisa para elaborar uma boa ata de reunião online, aproveite para ler também o nosso artigo sobre como tornar a reunião do conselho mais produtiva.
