A organização é um fator essencial em qualquer tipo de negócio, e em escritórios contábeis a necessidade é ainda maior, já que os arquivos, além de apresentarem informações importantes e confidenciais da empresa, contêm ainda diversos documentos de clientes.
A adoção de estratégias eficazes para o armazenamento e a organização dos documentos é fundamental para garantir não apenas a segurança, mas também a produtividade do trabalho e a conformidade das operações contábeis.
Leia este artigo para conferir 5 dicas de como organizar documentos em escritórios contábeis de maneira eficiente.
5 dicas de como organizar documentos contábeis de maneira eficiente
Aplique as dicas abaixo o quanto antes, para aumentar a organização em seu escritório:
1. Crie um sistema de organização claro e consistente
O primeiro passo de como organizar documentos de forma eficiente é criar um sistema para isso e segui-lo consistentemente.
No caso de um escritório de contabilidade, é importante definir diferentes categorias de armazenamento, como “impostos”, “faturamentos” e “balanço anual“, além de separá-los por clientes. Se necessário, divida as categorias em subcategorias.
Esse mesmo formato de organização deve ser seguido tanto para documentos físicos quanto para os virtuais, por meio de pastas.
Por fim, além de criá-lo, é importante se certificar de que toda a equipe compreenda o sistema, para garantir consistência na classificação dos documentos e da organização.
2. Selecione diariamente todos os materiais para serem arquivados
É grande a quantidade de documentos que chegam aos escritórios contábeis todos os dias e, por isso, se não houver uma regularidade para a sua organização, as chances de que os arquivos acabem soltos e se perdendo é muito grande.
Por isso, o ideal é que haja um compromisso diário de catalogar e endereçar corretamente todos os novos documentos, sejam eles físicos ou virtuais. Não os deixe esperando em cima de uma mesa ou na pasta de downloads do computador, porque podem ser esquecidos facilmente em meio às atribulações do trabalho.
3. Faça cópias digitais dos documentos
Além de escolher o método de armazenamento, é importante pensar na segurança dos arquivos. Portanto, fazer a digitalização dos documentos importantes é uma ótima estratégia para a segurança e, também, para aumentar a produtividade do trabalho. De maneira geral, encontrar arquivos no computador é uma tarefa mais simples.
4. Estabeleça um cronograma de arquivamento e descarte
Sim: nem todo documento que é importante deve ser eterno. Por isso, é fundamental definir um cronograma que inclua o possível descarte do arquivo, quando ele deixa de ser relevante.
Determine por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e estabeleça uma política de descarte regular para evitar a acumulação desnecessária de papel e de arquivos digitais.
5. Atente-se às obrigações da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no Brasil em 2020 e dispõe sobre o tratamento de dados pessoais e sensíveis de indivíduos e empresas. Para estar em conformidade com a legislação, portanto, é necessário tomar todos os cuidados necessários para manter os documentos em segurança e privacidade, bem como justificar a necessidade de obtê-los e garantir o consentimento dos clientes.
Além disso, é obrigação do escritório de contabilidade que esses documentos sejam adequadamente armazenados e descartados sem que sejam vazados. Para entender mais sobre o assunto, leia também o nosso artigo sobre LGPD na contabilidade e como adequar a sua empresa.
