A organização é essencial para qualquer negócio, independente do ramo de atuação, é importante manter contas, contratos, notas fiscais, recibos e diversos outros documentos armazenados da maneira correta e que podem ser facilmente encontrados quando for necessário. Em escritórios contábeis a necessidade de organizar documentos é maior ainda, pois os arquivos além de possuir informações importantes da empresa, existem diversos documentos de clientes.
Neste artigo vamos apresentar algumas dicas para auxiliar no processo de organização de documentos, confira!
4 Dicas para Organizar Documentos em Escritórios Contábeis
Já sabemos da importância de manter o escritório contábeis organizados, sem dúvidas, com tudo devidamente no lugar, a rotina diária do local fica mais produtiva e gera bons
resultados para a empresa. Separamos algumas X dicas para você aplicar o quando antes e organizar os documentos de seu escritório.
1.Selecione o material que deve ser armazenado
Todos os dias é grande a quantidade de documentos que chegam em escritórios contábeis, e a alta demanda faz com que muitos arquivos fiquem soltos e acabem se perdendo. No entanto, é preciso selecionar o que é válido ser guardado, afinal, em muitos casos é inviável manter tudo no escritório.
2. Defina um método de organização de arquivos
Existem diversos métodos para organizar documentos, sem dúvidas, um deles vai ser mais alinhada à rotina do escritório. O primeiro passo para criar um dinâmica de organização e facilitar o processo de busca é estabelecer um local específico para cada tipo de documento. Por exemplo, é possível dividir cada tipo de documento em uma basta determinada, subdividida para cada cliente e com a data que se refere.
3. Faça cópias digitais dos documentos
Além de escolher o método de armazenamento, é importante pensar na segurança dos arquivos. Portanto, fazer a digitalização dos documentos mais importantes é uma ótima estratégia para casos de emergência. Fora que encontrar arquivos no computador costuma ser mais simples.
4. Arquivos Tickler
Uma ótima dica é seguir o método das 43 pastas, ou melhor os “arquivos Tickler”. Para seguir a estratégia de organização, devem ser criadas 12 pastas, uma para cada mês do ano e mais 31 subpastas para cada dia do mês. A forma como ocorrerá a organização dessas pastas vai de acordo com a dinâmica do escritório. Por exemplo, as pastas podem ser definidas por cada cliente, por tipo de documento e entre outros fatores.
Gostou das nossas dicas para organizar documentos em seu escritório contábeis? Comente e compartilhe. Aproveite e fique atento às novidades publicados no E-diário Oficial!
