Juntar todos os colaboradores para passar e repassar as informações relevantes sobre as questões de trabalho deve ser um momento em que todos conseguem ter clareza da situação, participar e apresentar soluções. Portanto, é importante pensar em estratégias para tornar as reuniões produtivas e conseguir melhorar as problemáticas internas.
Quer entender como reunir os seus colegas para um momento proveitoso? Então confira este artigo que o portal e-Diário preparou para você!
Reuniões produtivas: dicas para adotar em sua empresa
Existem vários modelos e objetivos para fazer uma reunião de trabalho, mas todas elas têm como preceito fazer a discussão de determinados temas e gerar uma discussão entre todos os envolvidos. Porém, nem sempre é possível fazer com que, ao terminá-la, todos sintam que suas dúvidas foram esclarecidas ou que foram encontradas as soluções necessárias.
Para garantir que tudo o que precisa ser falado durante o encontro seja repassado com clareza, confira estas dicas de como ter reuniões produtivas!
1 – Convoque todos com antecedência
A menos que seja uma urgência, convide os participantes com uma certa antecedência, para que todos consigam se programar e ir preparados para a discussão.
2 – Faça uma pauta
Se você convocou essa reunião, certamente sabe os motivos pelos quais ela é necessária. Entretanto, esteja preparado e defina bem quais são os objetivos.
Portanto, crie um documento e separe os tópicos principais que deverão ser discutidos durante o encontro. Depois, comece a fornecer alguns detalhes dentro dessas divisões, para usá-los como direcionamento para comandar o evento. Pense em coisas como qual a problemática de determinado assunto, por que ele está em pauta, se existe alguma forma de resolver a situação, entre outras.
3 – Determine uma duração para cada tópico
É bom que a discussão seja fluída, mas é preciso ter em mente que o encontro tem horário para terminar. Uma reunião produtiva é aquela que consegue, dentro do tempo estipulado, cobrir todos os assuntos selecionados na pauta. Avalie quais são os mais densos e mais leves e faça o direcionamento da discussão.
4 – Evite distrações
Muitas vezes, a conversa em grupo pode começar em um assunto e terminar em outro. É importante que não haja dispersão, pois isso prejudicará no tempo estipulado para cada coisa.
5 – Envie uma ata
Depois de terminada, envie a todos o resumo do que foi tratado, para que os colaboradores tenham um registro e possam usar esse documento para tomar as ações necessárias discutidas no encontro.
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