Por mais informal que uma reunião possa ser, é essencial manter uma formalidade para posterior consulta e esclarecimento de todos os integrantes presentes e não presentes. Para isso, é indispensável saber como redigir uma ata de reunião.
Acompanhe no e-Diário como preencher este documento importante!
O que é uma ata de reunião?
A ata de reunião nada mais é do que um registro oficial de tudo o que foi abordado durante a conversa. É um documento onde constarão os assuntos discutidos e decisões tomadas por cada um dos participantes, por exemplo.
Mas por que a ata é tão importante? Para atestar que todos os integrantes presentes estejam cientes do que foi discutido e, posteriormente, servir como base de consulta de informações registradas por aqueles que tiverem interesse.
Cuidados ao redigir uma ata de reunião
Porém, para elaborar uma ata de reunião, que seja útil para todos os que a consultarem, é importante manter a clareza de linguagem e escrita. Veja os seguintes passos e aprenda a elaborar uma:
Anote os nomes de todos os presentes
Esse passo é fundamental para iniciar o documento. Após colocar o nome da empresa, data, local e hora da reunião, adicione os nomes dos participantes e seus respectivos cargos. Todos presentes na sala devem ser citados.
Crie tópicos
Não tente transcrever todas as frases ditas pelos presentes, isso será impossível! Procure pela construção de tópicos no seu texto. Por exemplo, cite as principais decisões e ideias de cada um dos integrantes apontando seus respectivos nomes.
Divida as pautas
Organizar os assuntos tratados em categorias pode ser uma forma prática de consultar novamente o documento. Também ajudará na condução da reunião, afinal, tratar de temas separados e finalizar as decisões sobre cada um evitará a mistura e desvio de foco na discussão.
Faça no computador ou use um gravador
Escrever tudo à mão pode ser uma missão quase impossível em reuniões longas. Logo, busque o auxílio de um notebook ou desktop. Assim, você agiliza o seu posterior trabalho de passar todas as anotações para um documento digital.
Além disso, outra alternativa é o gravador de voz, caso não quiser perder nenhuma informação. O ideal é procurar uma alternativa que mais contemple o seu trabalho e estilo de reuniões.
Torne o documento acessível
Todos devem ter acesso a ata da reunião, seja com a publicação em algum veículo oficial, dependendo da formalidade envolvida, ou pelo simples compartilhamento por e-mail. Esse documento deve ficar disposto para eventuais consultas ou necessidade de retomada de discussões.
Agora que você já sabe do que precisa para montar sua ata de reunião e os cuidados para o documento, continue acompanhando as matérias do e-Diário Oficial para mais dicas!
