Um ambiente contábil pede muita organização. Afinal, são diversos documentos, informações, papéis, entre outros, que sem a devida ordem podem se perder no meio do escritório e diminuir a produtividade dos colaboradores. É por isso que as rotinas contábeis são ótimas opções para organizar minimamente questões importantes sobre as empresas.
Você sabe como fazê-las? Confira no artigo como fazer e melhorar a produtividade do seu ambiente de trabalho com algumas dicas!
O que são rotinas contábeis?
Engana-se quem pensa que as rotinas contábeis estão presentes somente quando a empresa estiver estável e estruturada. A verdade é que desde o planejamento de abertura de um negócio deve existir uma rotina contábil, pois ela envolve todas as suas análises financeiras, tais como:
- balanços;
- controle de caixa;
- lucros;
- prejuízos;
- resultados;
- e mais.
Além disso, a rotina está diretamente ligada às decisões tomadas pelos responsáveis da empresa e qualquer uma, independentemente do seu porte ou segmento, deve realizá-la.
Como organizá-las?
Organizar as rotinas contábeis pode não ser uma tarefa das mais fáceis. Porém, é muito útil para quem deseja aumentar a produtividade e otimizar os processos da equipe. Para acelerar a organização, comece por:
Separação de documentos
O primeiro passo é separar adequadamente todos os documentos do seu escritório, para assim, ter uma rotina contábil ágil. Organize por pastas de acordo com o nome de cada cliente e coloque todas as informações dentro dela. Isso vai facilitar muito na hora de procurar documentos específicos, por exemplo.
Calendário de tarefas
Ao invés de anotar as tarefas no caderno ou em post-it, por que não criar um calendário ou lista digital com todas as suas demandas? Dessa forma, você consegue ter controle do que precisa fazer e o tempo que sua equipe perde em cada atividade. Existe plataformas úteis para qualquer empresa, como o Trello e o Run.run.it.
Implementação de um software de gestão
Hoje em dia, podemos encontrar tudo no meio tecnológico. É comum os escritórios contábeis fazer uso de softwares de gestão para auxiliar nas rotinas contábeis. Além de facilitar:
- padroniza processos;
- economiza tempo;
- otimiza esforço;
- evita erros comuns de trabalho manual.
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