Você sente que está desperdiçando tempo no escritório? Não consegue cumprir todas as atividades diárias no prazo? Um dos grandes problemas dos profissionais de hoje em dia é não ter organização no trabalho.
Ser organizado durante o trabalho nem sempre é fácil, sempre vão existir distrações em qualquer ambiente, porém é necessário tentar manter a organização para conseguir realizar as atividades no tempo estipulado e não deixar pendências, nem acumular tarefas.o
Ter produtividade no ambiente de trabalho é um ponto positivo para qualquer profissional, ou seja, é uma qualidade importante de ser desenvolvida.
Seguindo apenas alguns passos, você conseguirá otimizar seu tempo e garantir que todas as suas tarefas sejam contempladas até o final do dia. Acompanhe abaixo as melhores dicas de organização no trabalho.
1. Aplicativos de organização no trabalho
A tecnologia pode ser uma grande distração na hora de trabalhar, mas também pode garantir facilidades de planejamento e comunicação em equipes. Caso você lide com atividades em grupo cotidianamente, procure por aplicativos de comunicação coletiva e listagem de tarefas.
Com toda certeza, organização está completamente associada à produtividade. Ou seja, quantos mais bons hábitos forem mantidos, melhor você conseguirá administrar seu tempo não apenas durante o trabalho. No entanto, durante a rotina no ambiente profissional, é importante manter as demandas ajustadas na sua agenda de trabalho.
Para muitas pessoas, organizar uma grande quantidade de tarefas é difícil, porém a tecnologia pode auxiliar no processo. Pensando nisso, separamos dicas com os melhores aplicativos, confira e comece a usar agora mesmo!
Como manter uma agenda de trabalho organizada com Aplicativos:
Um dos segredos para manter uma organização é planejar, ou seja, independente da área da sua vida, é essencial listar tudo que deve ser feito. Qual tempo destinado para a tarefa? Qual a data limite para entrega? Ao estabelecer metas, fica mais fácil saber por onde seguir.
A necessidade de organizar a agenda de trabalho surge principalmente quando as demandas são grandes e a tecnologia dos aplicativos pode auxiliar nesse processo.
Evernote
Que tal organizar sua agenda de trabalho e utilizar melhor o tempo com um aplicativo que mudar sua vida e sua forma de planejar suas atividades? Com o Evernote é como um banco de anotação, com ele é possível criar diversos tipos de listas, assim, fica mais fácil visualizar prioridades e organizar melhor as tarefas do dia, semana e do mês.
Wunderlist
Precisa ser mais organizado durante o trabalho? tem de dificuldade de lembrar datas e horários de seus compromissos e acaba se perdendo? O Wunderlist é uma ótima maneira de otimizar suas atividades, em relação a qualquer área, não apenas relacionadas ao profissional.
Com o Wunderlist fica fácil organizar sua agenda de trabalho, com o aplicativo é possível criar listas de mais diversos tipo, tanto profissionais como pessoais. É possível criar listas com tarefas e compartilhá-las com outros colegas de trabalho e, assim, gerenciar grandes projetos.
O app é ótimo também para gerir e distribuir atividades em equipe, delegando tarefas e estabelecendo os períodos que devem ser concluídas. Outra facilidade da ferramenta é poder utilizar em diversos dispositivos, smartphones, tablets e desktop. O Wunderlist é gratuito.
Você costuma esquecer compromissos e reuniões importantes? Com o Wunderlist, você sempre será lembrado. Para isso, basta definir datas de conclusão de atividades, lembretes de reuniões. Quando estiver próximo, o aplicativo enviará notificações.
Timely
Caso você tenha muito dificuldade para se organizar e seguir as listas de tarefas, sem problemas, o Timely vai te ajudar neste processo. O aplicativo analisa suas listas de tarefas e compromissos e cria automaticamente uma cronograma do dia.
Ou seja, sem esforço você terá em mãos todas suas tarefas que devem ser concluídas. Incrível, não? A ferramenta está disponível para os sistemas IOS e Android e possui uma versão gratuita para testar por 14 dias.
Runrun.it
Com o Runrun.it ser organizado no trabalho fica mais fácil e descomplicado. O aplicativo é um sistema de gestão de tarefas completo, sendo possível analisar sua performance e produtividade, além de possibilitar o desenvolvimento do projeto e promover o compartilhamento de dados com toda empresa. Além disso, é possível gerir o tempo de realização de cada tarefa e estabelecer metas para realizá-las.
Utilizar o app torna mais simples a organização diária de cada colaborador e fica mais fácil visualizar os avanços de cada um, pois é possível criar relatórios automaticamente. A ferramenta pode ser testada grátis por 14 dia.
Trello
O Trello é uma plataforma gratuita que vai ajudar você a organizar todas as suas tarefas e fazer com que seja mais fácil visualizá-las. Com a ferramenta é possível organizar e compartilhar projetos e fluxos de trabalho com todos os membros de uma empresa.
É possível subir arquivos do computador, Google Drive, Dropbox, Onedrive. Assim, você pode criar documentos, ir editando e adicionando informações quando quiser, além de compartilhar com várias pessoas, dando a possibilidade que sejam feitos feedbacks e interações instantâneas.
2. Estabeleça uma agenda
Algumas pessoas gostam de dizer que não precisam de agendas. Elas também afirmam guardar tudo importante na mente. Porém, é um fato que em determinado momento, a memória irá falhar. Por isso, o mais sensato é manter a organização no trabalho através das agendas. Anote todas as reuniões, prazos de entrega, mudanças de programação e o que mais for pertinente a sua ocupação diária.
Saiba como organizar a agenda de trabalho com dicas simples:
Algumas mudanças simples de hábitos podem melhorar muito a sua capacidade de produção, além de manter as tarefas organizadas e devidamente planejadas, ao estruturar sua agenda de trabalho, vai ficar mais fácil estabelecer prioridades na hora de tomar decisões
Tire um tempo para organizar
Parece óbvio, mas muitas pessoas não tiram um tempinho da semana para organizar as tarefas, eleger prioridades e criar um cronograma para os próximos dias.
Ao reservar um momento exclusivo para o planejamento, você estará ganhando mais tempo ao decorrer dos dias, pois na correria do dia a dia, não será necessário ainda pensar no que deve ser feito, as atividades já estarão definidas previamente.
Experimente realizar o seu planejamento semanal durante um momento do domingo, ou até mesmo durante uma horinha na segunda-feira de manhã. Você vai notar logo nos primeiros dias o efeito positivo do hábito.
Crie metas possíveis de bater
Para organizar sua agenda de trabalho é importante criar e organizar metas diárias, semanais e mensais. Contudo, não adianta estabelecer tarefas que passam do limite da sua capacidade. Por exemplo, se você sabe que não é possível participar de quatro reuniões diárias, não defina essa demanda para apenas um dia específico.
Além de ser importante cumprir as atividades, também é importante cuidar de si mesmo, pense que criar metas inalcançáveis podem prejudicar os seus momentos de descanso e lazer.
Estabelece prioridades para lidar com imprevistos
Imprevistos acontecem e precisamos saber como lidar com situações que não estão em nosso controle. Nesse momento que você precisa saber estabelecer prioridades e conseguir definir o que é mais importante e o que pode ser remanejado para depois.
Portanto, na dúvida de como organizar a agenda de trabalho, sinalize as tarefas que devem ser realizadas com maior prioridade e urgência.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia e a facilidade proporcionada pelos aplicativos podem facilitar muito a sua rotina e ajudam na organização, principalmente para os mais bagunceiros. Alguns aplicativos podem ser facilmente utilizados como uma agenda virtual, pois mostram notificações, permitem a criação de listas, compartilhamento de tarefas e diversas outras funcionalidades.
Ótimos exemplos, são: Evernote, Trello, Wunderlist.
3. Priorize tarefas realmente importantes
Uma dica fundamental para quem lida com um volume grande de atividades por dia é aprender a priorizar cada uma delas. Ou seja, você deve observar quais tarefas são de urgência ou de maior dificuldade e realizá-las primeiro. Separe alguns minutos por dia para realizar essa priorização, com certeza esse tempo será compensado na melhora do seu desempenho.
Não esqueça de anotar tudo!
A memória humana é falha, por isso é importante não deixar margem para possíveis erros e esquecimentos. Anote tudo o que fará, o que já foi realizado, o que precisa de ajustes e todos os detalhes do seu dia a dia. Assim você vai evitar um dos erros mais comuns em escritórios e poderá consultar informações sempre.
4. Mantenha o ambiente limpo e organizado
Pode parecer que não, mas a organização da sua mesa de trabalho e escritório são pontos fundamentais para o seu rendimento profissional. Afinal, é neste espaço que você passará boa parte do seu tempo. Logo, garanta que tudo esteja no lugar, evite o acúmulo de papéis sem utilidade, tire a poeira dos computadores e jogue tudo o que atrapalha no lixo.
Assim você não perderá a concentração procurando aquela caneta perdida embaixo de uma pilha de papéis.
5. Organize seus documentos digitais
A organização dos arquivos de um escritório é essencial para que o trabalho seja realizado com efetividade e a produtividade não seja perdida quando uma informação não for encontrada nos registros. Por isso, mesmo as tecnologias, é importante manter uma organização clara e eficiente dos documentos digitais.
Por mais que eles estavam armazenados em um computador, em muitos momentos podem ficar perdidos ao meio de tantas informações.
Vantagens de organizar seus documentos digitais
São inúmeros os benefícios de contar com um arquivo digital organizado e completo. Além da otimização do tempo e aumento da produtividade, é visível a maior praticidade na hora de analisar as informações necessárias, principalmente em ocasiões emergenciais. É importante citar também, a inegável economia de espaço físico destinado ao armazenamento dos arquivos.
Outras questão que não deve ser esquecida é em relação à segurança. Sem dúvidas, os documentos digitais estarão mais seguros do que as versões de papel. Não só por possíveis acidentes, como também em relação à privacidade, que pode ser restringida à apenas algumas pessoas. O compartilhamento também poderá ser realizado de maneira mais prática e rápida.
Estratégias para organizar os documentos digitais
Ao contrário do que parece, organizar os arquivos digitais não é uma tarefa difícil. Algumas estratégias simples podem ajudar no processo de padronização dos documentos. Veja como:
Desenvolva um padrão de organização:
O primeiro passo para conseguir organizar os documentos digitais é criar um padrão. Ou seja, defina como que os arquivos serão salvos, nomear as pastas de destino e estabeleça uma nomenclatura padronizada que auxilie na hora de encontrar arquivos.
Por exemplo:
Nome da pasta: Recibos de pagamentos
Nome subpasta: recibos cliente A
Nome subpasta II: recibos cliente A/ JANEIRO
A criação de pastas e subpastas ajuda na organização e categorização de cada tipo de documento. Se você quer buscar um recibo de pagamento do cliente A no mês de Dezembro, basta seguir o caminho de pasta até subpasta correspondente. Sem dúvidas, a busca fica muito mais simplificada.
Mas lembre-se: para a funcionalidade possa ser sempre aplicada, é necessário ter atenção na hora de salvar o documento na pasta correta.
Cópias de segurança dos seus documentos
Não deixe para confiar totalmente na máquina e faça sempre cópias de segurança. Esse processo é conhecido como backup e deve ser feito para evitar situações que a falha pode fazer você perder tudo. Outra boa estratégia é salvar os documentos sem um HD externo.
Faça uso da tecnologia
A tecnologia cada vez mais atua ao nosso favor, existem inúmeras ferramentas que poderão te ajudar na hora de organizar os seus documentos digitais. Uma ótima escolha é utilizar serviços de compartilhamento em nuvem. A Google e Microsoft, com o Drive e OneDrive, respectivamente.
As ferramentas além de possibilitarem a organização dos arquivos, ainda facilitam o compartilhamento e possuem segurança, pois são mais seguros que um pen drive, HD externo e até do próprio disco rígido do computador.
