Antigamente, toda empresa tinha em mãos um talão de notas fiscais manuais. Os papéis deveriam ser preenchidos com caneta, informando o valor de cada compra. Hoje, houve uma migração para softwares que fazem a leitura nos computadores de cada item e contabilizam automaticamente o que é necessário para gerar essa nota.
Porém, pequenos comerciantes podem ainda não ter passado pela digitalização. Será que esse tipo de documentação feita à mão ainda é válida perante o sistema tributário brasileiro? Entenda melhor como fica essa situação!
Notas fiscais manuais ainda são válidas?
Depende. O modelo de talão não pode ser mais utilizado por empresas que executam determinadas atividades ou são de médio a grande porte. Por exemplo, a portaria CAT 162/2008, em São Paulo, proibiu o uso das notas fiscais manuais para:
- empresas que prestam serviços para a Administração Pública;
- operações destinadas a clientes fora do estado de São Paulo;
- empresas de Comércio Exterior, etc.
Porém, por meio da Portaria CAT 36/2018, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) definiu que a emissão de notas fiscais por via eletrônica também seria obrigatória para empreendimentos que estivessem enquadrados no modelo de tributação Simples Nacional.
No resto do país, o processo de digitalização da emissão fiscal também caminha aos poucos. A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é utilizada para substituir notas do tipo 1 e 1A. Ou seja, todas as empresas brasileiras que devem usar essa categoria são obrigadas a fazer a transição digitam e utilizar o sistema eletrônico.
Para garantir que sua empresa pode, ou não, continuar usando as notas fiscais manuais, é preciso verificar com a Secretaria da Fazenda da sua cidade ou estado, ou checar no site Portal NFe.
Como fazer a transição de sistema?
As notas eletrônicas são feitas de um arquivo em formato XML que substituem o papel. Armazenadas no ambiente digital, elas servem de comprovação de repasse de mercadorias por meio da comercialização. Assim como as convencionais, também devem ser guardadas por cerca de cinco anos.
Caso precise se adequar ao sistema eletrônico, o ideal é procurar uma empresa que disponibilize algum software que atenda às necessidade do seu negócio. A Secretaria da Fazenda de alguns estados chegou a lançar um programa gratuito, mas, sem atualizações desde 2017, não é ideal para garantir o bom fluxo de emissão.
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