Cotação para fazer, agenda para conciliar, passagens para comprar, reembolso para solicitar e diversas outras atividades fazem parte da gestão de viagens corporativas. Diante de tantos detalhes para providenciar, como não perder o controle?
Em situações assim, a prática ajuda. Contudo, existem conhecimentos que podem fazer toda a diferença, otimizando tempo, evitando erros e até economizando dinheiro. Veja alguns deles e comece a inseri-os em sua rotina.
Crie políticas para a gestão de viagens corporativas
Caso a empresa ainda não tenha normas específicas para as viagens dos funcionários, sugira a criação delas o quanto antes. Tendo um padrão a ser seguido, a solicitação, organização e o atendimento das viagens ficarão bem mais fáceis. Essa política pode e deve incluir pontos, como:
- procedimento para solicitação da viagem;
- agências e companhias pré-aprovadas;
- limite de despesas diárias;
- normas para hospedagens;
- data para solicitação de reembolso;
- tipos de reembolsos realizados (acomodação, refeição, combustível, entre outros);
- responsabilidades dos viajantes e da empresa.
Conheça e informe as normas aéreas
Da mesma forma que existem normas para voos nacionais e internacionais, as companhias aéreas também têm as suas. Elas são referentes a cancelamentos e remarcações de passagens, às bagagens permitidas, check-in e diversos outros assuntos que devem ser cuidadosamente estudados.
Para evitar problemas, vale a pena conhecer essas regras à risca e transmiti-las aos funcionários viajantes por meio de um e-mail padrão com instruções gerais.
Faça uso de software de gestão de viagens
Atualmente, já existem diversos programas de gestão de viagens corporativas que podem ser usados para tornar esse processo mais fácil, rápido e econômico. Há programas que auxiliam desde a solicitação e aprovação da viagem — permitindo uma ampla pesquisa de rotas, horários e preços — até a prestação de contas.
Se tiver a oportunidade de trabalhar com um software assim, certamente conseguirá diminuir erros, controlar melhor os custos, garantir o cumprimento das políticas da empresa e ainda agilizar todo o processo, que pode ser muito demorado usando apenas o e-mail.
Dica extra: controle os gastos e acumule milhas
Toda boa gestão de viagens corporativas deve envolver o controle de custos. Isso inclui a pesquisa de baixos preços de passagens aéreas e de acomodações, o cumprimento do limite de gastos diários e também o cadastramento da empresa no programa de milhas.
Para esse último procedimento, é recomendado definir quais companhias aéreas são as preferidas da empresa, de modo que o acúmulo de milhas possa ser centralizado e, assim, render melhores retornos.
Gostou das dicas? No E-Diário você encontra diversas orientações que podem facilitar a sua rotina, como dicas para otimizar uma reunião corporativa. Continue navegando e aprenda!
