Um escritório precisa encontrar maneiras de gerenciar prazos e otimizar tarefas para que nenhuma delas seja esquecida. Mas você sabe como fazer essa organização? Existem muitas técnicas e manter tudo dentro de uma lógica operacional é bem mais simples do que parece.
Quer saber a melhor forma de fazer um gerenciamento dos prazos? Então dê uma olhada nos artigos que o portal e-Diário Oficial preparou para você!
Como gerenciar prazos de maneira efetiva
Saber como gerenciar prazos é essencial para evitar que as demandas sejam perdidas ou feitas depois da data estipulada. Além disso, é importante para manter a produtividade em dia, uma vez que, organizadas as tarefas, é mais fácil executá-las.
Lembre-se que o prazo é um dos pontos mais importantes para conseguir organizar as suas tarefas. Afinal, não serve de muito entregá-las quando já estão atrasadas ou se tornaram desnecessárias. Veja só algumas dicas de como tornar o seu dia a dia ainda mais fácil!
Categorize as tarefas
O primeiro passo para fazer o gerenciamento é saber quais os tipos de demandas você tem em seu escritório. Separe por categorias — operacionais, processuais, administrativas, por equipe — e designe aos responsáveis por sua execução. Um bom jeito de organizar é deixar as tarefas separadas por dia.
Defina prazos certeiros para todas
Não há como gerenciar prazos se eles não forem muito claros, não é mesmo? Portanto, é preciso estipular as datas que cada uma deve ser entregue. Lembre-se que, quando se trata de algo que precisa passar por várias etapas e depende de várias pessoas, devem ser definidos vários níveis de prazo, para que o atraso de um não prejudique o outro.
Estabeleça prioridades
No caso de uma alta demanda, é imprescindível saber quais delas não podem, de absolutamente nenhuma maneira, ser deixadas de lado. Afinal, com a correria do dia a dia é possível que surja necessidade de sacrificar alguma tarefa. Portanto, deixe claro o que é prioritário dentro de cada prazo.
Use planilhas
As planilhas são a melhor forma para deixar todas essas informações armazenadas de uma maneira organizada. Além disso, elas podem ser facilmente compartilhadas entre os demais colaboradores, para que todos possam visualizar com clareza de qual forma foi feito o gerenciamento e quais as atividades designadas a cada um.
Faça uma estimativa de esforço
Ao saber quanto tempo de esforço cada tarefa requer, é mais fácil saber quantas podem ser feitas por dia e como organizar as datas-limite.
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