No dia 18 de setembro de 2020 entrou em vigor no Brasil a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e não é exagero dizer que essa novidade deixou os empresários bastante preocupados.
O objetivo da legislação é zelar pelo direito das pessoas à privacidade de seus dados pessoais que, até então, estariam sendo usados indiscriminadamente por meio de empresas em suas estratégias de atuação.
A promulgação da lei, portanto, causa impacto nos mais diversos âmbitos empresariais. Se você quer saber quais são as consequências da LGPD na contabilidade e como você pode adequar o seu negócio para respeitá-la, siga a leitura deste texto.
O que diz a LGPD
Para falar sobre os impactos da LGPD na contabilidade, primeiro precisamos falar sobre o que exatamente diz a lei.
Observando os artigos 1º, 2º e 3º podemos entender que ela dispõe sobre o tratamento de dados pessoais e sensíveis tanto de indivíduos quanto de empresas (pessoas físicas e jurídicas), com objetivo de proteger a privacidade e a liberdade de cada um. Além disso, o texto da lei deixa claro que ela se aplica a qualquer operação de tratamento de dados, independente do meio, ou seja: físico ou virtual.
O uso dos dados na contabilidade
Uma empresa de contabilidade, ou mesmo o departamento de contabilidade de uma empresa, lida o tempo todo com dados extremamente específicos e importantes, que são da privacidade de uma pessoa ou negócio.
Uma organização que confia sua contabilidade a um escritório não quer, obviamente, que dados relacionados a seu faturamento (ou mesmo problemas financeiros) sejam vazados por aí — e a LGPD busca oferecer essa garantia.
LGPD na contabilidade: o que muda
A forma de lidar com os dados muda desde o momento da captação deles. Confira os principais pontos.
Consentimento para a utilização dos dados
De acordo com a LGPD, qualquer empresa que precise pedir os dados de uma pessoa física ou jurídica precisa explicitar muito bem os motivos, deixar claro qual será o uso desses dados e pedir o consentimento.
É importante especificar qual será o uso dos dados porque a liberação não é incondicional. O inciso 4º do artigo 8ª da lei prevê que o consentimento se dá a uma finalidade específica.
No caso de uma empresa que capta dados para realizar estratégias de marketing, por exemplo, ela deve pedir consentimento para utilizar essas informações para enviar e-mails de conteúdo e de promoções.
Quando falamos de contabilidade, a questão é ainda mais delicada, já que informações relacionadas a finanças podem trazer consequências muito profundas em caso de vazamento ou utilização imprópria.
Nesse caso, se uma pessoa ou organização contrata uma empresa de contabilidade para o gerenciamento total de seu patrimônio ou apenas para um serviço pontual, isso deve ser muito bem especificado desde o início da captação dos dados.
Vale ressaltar, ainda, que o ônus da prova desse consentimento fica a cargo da empresa de contabilidade: é ela quem precisa comprovar que obteve o consentimento, em caso de intercorrências, e por isso é essencial que essa documentação seja válida e esteja de acordo com as exigências legais.
Proteção dos dados
Cabe à empresa de contabilidade, ainda, garantir a segurança desses dados captados. Por isso, é essencial que a organização conte com um sistema de gestão de segurança da informação e que todos os funcionários sejam treinados para seguir todos os protocolos.
É importante dizer que, embora muitos ainda se assustem com a possibilidade de vazamento de informações no meio online, a tecnologia pode ser bem utilizada a favor da proteção de dados.
Visualize a seguinte cena: um documento importantíssimo, com informações sigilosas, precisa ser assinado. É muito mais perigoso despachá-lo fisicamente com um motoboy do que usar programas de certificado de segurança para que sua assinatura seja realizada virtualmente e o acesso ao seu conteúdo seja restrito apenas às partes interessadas.
Como adequar sua empresa de contabilidade à LPGD
Por mais que a lei tenha começado a vigorar em setembro de 2020, as empresas tiveram até agosto de 2021 para se adequar — e se a sua ainda não estiver, é importante correr para resolver as questões.
É necessário entender muito bem todas as exigências da lei e, para que nada escape, pode ser necessário contar com auxílio jurídico na compreensão de cada ponto.
A partir disso, deve-se traçar as ações para que a proteção dos dados pessoais que estão em posse de sua empresa estejam assegurados. São elas:
- documentar os tipos de dados que a empresa armazena;
- documentar a finalidade de cada pacote de dados;
- requerer o consentimento para o armazenamento e a utilização dos dados com fins específicos;
- utilizar sistemas de gestão de dados seguros e que estão de acordo com a LGPD;
- treinar toda a equipe para que os processos e critérios sejam seguidos.
Se você trabalha com contabilidade e quer estar em dia não apenas com a LGPD, mas com todas as legislações que tratam sobre esse tipo de serviço, não deixe de ler também o nosso artigo sobre a lei da contabilidade!
