Os encontros profissionais devem ser registrados em relatórios, para que os assuntos tratados sejam formalizados. Dessa forma, o documento serve como histórico, como registro do que foi combinado e, também, é útil para consulta de partes interessadas que não puderam estar presentes.
É muito importante saber como fazer um relatório de reunião para que o documento contemple todas as questões abordadas. Leia o artigo e entenda:
- por que fazer um relatório de reunião empresarial;
- como fazer um relatório de reunião empresarial.
Por que fazer um relatório de reunião empresarial?
Um relatório de reunião empresarial tem um papel muito importante no funcionamento eficiente e na gestão transparente de uma organização. Entenda suas funções:
Documentação e registro
Os relatórios de reunião servem como um registro histórico das discussões, decisões e ações tomadas durante as reuniões. Isso permite que a organização rastreie a evolução de ideias, estratégias e projetos ao longo do tempo.
Ao documentar quem estava presente, o que foi discutido e quais decisões foram tomadas, os relatórios fornecem uma base para a responsabilidade. Isso é crucial para garantir que as equipes e os indivíduos sejam responsáveis por suas contribuições e compromissos.
Comunicação eficiente
Os relatórios de reunião promovem a transparência dentro da organização, garantindo que todos os membros estejam cientes do que está acontecendo. Isso contribui para o alinhamento estratégico, minimizando mal-entendidos e assegurando que todos estejam na mesma página.
Informações importantes discutidas em reuniões devem ser compartilhadas em relatórios, permitindo que aqueles que não puderam participar ou que precisam de um resumo rápido tenham acesso às informações relevantes.
Tomada de decisões embasada
Os relatórios de reunião fornecem uma base documentada para decisões futuras. Quando as decisões são registradas, a equipe pode referenciar esses relatórios para entender o contexto por trás de uma decisão específica e avaliar sua eficácia ao longo do tempo.
Como fazer um relatório de reunião empresarial?
O texto deve ser redigido com cuidado para não deixar nenhum dos temas discutidos de fora. Então, se você quer saber como fazer um relatório de reunião, confira o passo a passo:
1. Comece antes da reunião
Um ponto muito importante é que nos preparativos do encontro esse documento já deve começar a ser redigido. Reúna as informações que você já tem e construa o texto a partir delas.
Por exemplo, você pode adicionar os seguintes pontos:
- data da reunião;
- local;
- nome das pessoas confirmadas;
- motivo do encontro;
- tópicos que estão previstos para serem discutidos.
Por conta disso, o ideal é que a pessoa responsável pelo relatório seja a organizadora, ou, ao menos, alguém que esteja por dentro do assunto.
2. Faça anotações durante o encontro
Mesmo que você tenha uma boa memória, precisa entender a importância de fazer anotações. Afinal, elas serão fundamentais na elaboração do relatório de uma reunião. Esse documento deve ser completo e conter detalhes que, às vezes, podem ser passados em branco caso você não tenha colocado um lembrete.
Então, leve um caderno ou um computador para o local para poder anotar todas as informações relevantes. Aliás, faça isso mesmo que a reunião esteja sendo gravada.
3. Edite o documento após a reunião
Depois de terminado o encontro, é preciso organizar todas as informações de forma resumida e clara para que todos possam entender. Em geral, recomenda-se a estruturação em tópicos de acordo com os assuntos tratados.
No final, acrescente quais foram as conclusões e as medidas decididas que devem ser tomadas a partir de então.
4. Peça a confirmação por parte dos presentes
Ao terminar de redigir o relatório de reunião, passe por todos os participantes e peçam que confirmem as informações levantadas e deixe a assinatura.
Isso evita que alguma informação fique para trás e também que existam atritos em casos de divergências futuras.
Conseguiu entender quais são os pontos principais de um relatório de reunião empresarial? Em alguns casos específicos existe a necessidade de que a ata seja publicada no Diário Oficial da União, são eles:
- as atas de assembleia geral ordinária e extraordinária;
- conselho de administração;
- conselho da diretoria.
Quer entender mais sobre o assunto? Então leia também o nosso artigo sobre quais atas devem ser publicadas no Diário Oficial.
