Os conhecimentos de redação administrativa fazem toda a diferença na hora elaborar cartas, requerimentos, declarações, atas, ofícios, entre outros documentos empresariais, que exigem boa comunicação, clareza e objetividade.
Se você usa a escrita profissional constantemente ou é responsável pela criação de atos oficiais, confira algumas dicas que vão te ajudar a realizar essas tarefas corretamente e com mais facilidade.
Aprenda a estrutura da redação administrativa
Cada tipo de documento possui uma forma e estrutura. Sendo assim, é importante conhecer os principais deles ou, no mínimo, aqueles que são mais solicitados no seu dia a dia.
De forma geral, e principalmente em documentos com informação oficial, é possível afirmar que a redação administrativa preza por uma estrutura com os seguintes itens:
- identificação do tipo do documento;
- local e data;
- assunto;
- destinatário;
- texto (com introdução, desenvolvimento e conclusão);
- encerramento;
- assinatura;
- identificação do signatário.
Para se aprofundar no assunto, uma ótima dica é consultar o Manual de Redação da Presidência da República, que explica detalhadamente como avisos e ofícios devem ser produzidos e ainda dá orientações sobre a elaboração de mensagem, fax e e-mail.
Conheça as formas de tratamento
Um dos principais cuidados exigidos na elaboração de documentos importantes e oficiais diz respeito às formas de tratamentos. Por isso, para não errar, saiba exatamente quem é o destinatário.
Separamos os principais pronomes de tratamento utilizados na redação administrativa de documentos oficiais. Veja:
- Vossa Excelência, que deve ser usado para membros do poder executivo, legislativo e judiciário;
- Excelentíssimo Senhor, exigido em documentos direcionados aos chefes dos três poderes, como “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”;
- Vossa Senhoria ou Senhor, que podem ser usados com autoridades em geral, dentre eles, senadores, governadores, ministros e juízes.
- Vossa magnificência, recomendado para se referir aos reitores de universidades.
Além disso, lembre-se de evitar o uso de “doutor”, pois essa não é uma forma de tratamento, mas sim um título acadêmico recomendado apenas para pessoas que possuem esse grau universitário ou para advogados e médicos.
Produza um texto claro e objetivo
Na redação administrativa, seja ao produzir uma ata, um comunicado ou qualquer outro documento importante, lembre-se de usar o português formal, mas escrito de maneira clara e objetiva.
Ademais, também tenha o cuidado de não citar a sua opinião. A impessoalidade deve prevalecer em todos os atos oficiais!
Encerre de forma simples
Para encerrar comunicados oficiais, o Manual de Redação da Presidência da República recomenda o simples uso da palavra “respeitosamente”, quando o documento for para autoridades superiores, ou “atenciosamente”, para autoridades de hierarquia igual ou inferior.
Agora que já conhece os principais pontos de atenção da redação administrativa, continue navegando pelo E-Diário e aprenda como fazer uma ata de reunião nota dez!
