Saber como fazer uma folha de pagamento é essencial para o bom funcionamento da empresa, além de garantir sua saúde financeira e ser uma das maneiras de manter colaboradores satisfeitos e fidelizados.
Vamos te apresentar o passo a passo do que é necessário para que este documento esteja completo. Confira a seguir.
O que deve constar na folha de pagamento?
Segundo o Artigo 225 do decreto 348/1999, as informações estritamente necessárias da folha de pagamento são:
- nome do segurado, seja empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário ou demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
- cargo, função ou serviços prestados;
- parcelas integrantes da remuneração;
- parcelas não integrantes da remuneração (diárias e ajuda de custo, por exemplo);
- descontos legais;
- indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Como fazer uma folha de pagamento: passo a passo
Como vimos, muitos detalhes precisam ser considerados ao definir um processo de como fazer uma folha de pagamento. Para facilitar a tarefa, explicamos tudo neste passo a passo:
1. Defina a categoria do colaborador
Como cada empregado pode pertencer a diferentes convenções coletivas, é preciso definir a sua categoria. É isso que vai determinar as bases para o cálculo e descontos dos passos seguintes.
2. Faça o levantamento das horas de trabalho
Aqui, além da jornada de trabalho típica, é importante fazer o levantamento de adicionais, como horas extras e adicionais noturnos, bem como possíveis descontos, sendo eles faltas, atrasos e ausências não justificadas.
3. Saiba todos os encargos e descontos
Entre os descontos legais, estão:
- impostos como INSS, IRRF e contribuição sindical;
- benefícios como Vale Transporte, Vale Refeição e plano de saúde.
Todos eles devem constar na folha de pagamento.
4. Discrimine o FGTS
É necessário ter em mente que a obrigação do depósito do FGTS — 8% do salário do colaborador — é de responsabilidade integral do empregador e não deve, portanto, configurar um desconto da conta.
Ainda assim, todas as informações de depósito devem estar explicitadas na folha de pagamento.
5. Separe o salário bruto do salário líquido
O salário bruto é o valor cheio, sem considerar os descontos que explicamos acima. Já o salário líquido é o que é recebido pelo colaborador após todos esses encargos serem aplicados.
Separá-los ajuda a empresa a entender quais são os pagamentos realmente devidos ou não.
Agora que você já sabe como fazer uma folha de pagamento, confira também alguns aplicativos de contabilidade para uma gestão mais ágil! Assim, o trabalho fica ainda mais otimizado.
