Todos nós já sabemos que a ata é um documento escrito que registra assuntos e acontecimentos debatidos em reuniões ou assembleias. Mas ela não pode estar sozinha, a ata de presença é um outro item essencial que não deve ser esquecido.
Para entendermos melhor como os dois modelos se completam, listamos qual a sua importância e o que deve conter na ata de presença de reunião. Veja abaixo.
Ata de presença de reunião — Quais as vantagens de utilizar?
Existem diversas vantagens em utilizar esse modelo de ata, um deles é a seriedade que será transmitida para as pessoas que estão presentes. O fato de assinar um documento, faz com que de forma “inconsciente”, os participantes prestem mais atenção no que está sendo falado e interagindo de forma ativa nas discussões.
Outra fato interessante, que você precisa saber sobre a ata de reunião é a facilidade em identificar as pessoas. Chamar os integrantes pelo nome é técnica importante para criar uma relação interpessoal. Além disso, saber quem são aquelas pessoas será fundamental para realizar a comunicação pós-reunião efetiva.
Quais itens devem conter em uma ata de presença de reunião?
As informações contidas na ata variam de acordo com a necessidade e objetivo da reunião. No entanto, existem alguns itens que devem ser considerados de preenchimento obrigatório. São eles:
- Data, localização e horário: toda ata precisa ter a identificação da data, local, nome da empresa e até o horário de início da reunião. Esses são os dados mais básicos, que devem ser preenchidos o quanto antes; logo no início do documento para evitar esquecimentos ou erros.
- Pauta: identificar a pauta é um dos tópicos mais importantes que precisam estar descritos na ata de presença, pois é o propósito pela qual aquele encontro foi realizado.
- Detalhamento da reunião: é essencial citar as informações em ordem cronológica, com os principais assuntos discutidos, votações realizadas e resultados obtidos.
- Lista de presença: nesta etapa, sendo a mais importante dentro desse modelo de ata, é necessário conter o nome completo dos envolvidos, o cargo, número ou e-mail para contato e assinatura individual de cada deles. Deverá ser justificado no documento a ausência daqueles que não puderam comparecer.
Percebeu como a ata de presença é fundamental para ter uma reunião organizada e formal? Continue lendo nossas matérias no Diário Oficial.
