O e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instaurado em 2014 como uma forma de facilitar o envio de informações trabalhistas para o governo, unificando esse acesso e colaborando para o controle fiscal e previdenciário.
A obrigatoriedade do uso do sistema passou a valer em 2019. Naquele ano, todas as empresas precisaram se adequar a ele. Entretanto, todos os anos as informações devem ser atualizadas.
Neste artigo, reunimos algumas dicas para facilitar a implementação do e-Social na rotina da sua empresa. Confira!
4 dicas para implementar o e-Social na sua empresa
A não ser que você tenha aberto uma empresa nos últimos três anos, já precisou fazer a implementação do e-Social. Mesmo assim, ainda que já tenha feito a transição para o sistema, é necessário se preparar para sempre atualizá-lo. Seguindo essas dicas, fica mais fácil:
1. Fique atento aos prazos
O e-Social estabelece uma periodicidade para envio de informações referentes a dois tipos de eventos:
- periódicos: aqueles que têm data para acontecer, tal como a remuneração do trabalhadores vinculados ao Regime Geral ou Próprio de Previdência Social, por exemplo, que devem ser comunicados até o dia 7 do mês seguinte;
- não periódicos: são os que não têm data para acontecer, como a admissão ou o desligamento de um funcionário.
O descumprimento desses prazos pode acarretar altas multas. Por isso, é preciso se atentar a eles.
2. Estruture processos
Uma vez que os envios de informações para o e-Social devem fazer parte da sua rotina, é importante que os seus processos sejam revisados a fim de considerar a atualização do sistema. Por exemplo, você pode incluir como parte do processo de contratação, o preenchimento de informações que são solicitadas na plataforma.
3. Atualize os dados dos empregados
De tempos em tempos, faça a atualização dos dados dos seus colaboradores. É necessário verificar se todos eles estão cadastrados corretamente, pois até pequenos erros podem gerar problemas jurídicos. Sendo assim, confira desde o nome, até o CPF e o Número de Identificação Social (NIS), entre outros.
4. Organizar um comitê específico
Todas essas funções referentes à atualização do e-Social podem ser realizadas por uma equipe designada especificamente para isso quando o prazo de atualização estiver próximo. O ideal é que esse time seja composto por um representante de cada setor (administrativo, RH e financeiro).
O e-Social faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), uma iniciativa do governo para facilitar a fiscalização.
Entenda neste artigo o que é e como funciona o Sped.
