Modelo de Ofício: Conheça os Tipos e Saiba Como Elaborar o Documento
Um ofício é uma declaração formal que pode ser utilizada com os mais variados intuitos, como o de comunicar, solicitar ou notificar uma pessoa física ou jurídica. Seu nome deriva, justamente, da palavra oficial e, por ter valor jurídico, ele se encaixa no gênero textual da redação técnica — o que significa que diversas normas precisam ser seguidas.
Como a elaboração de documentos oficiais costuma deixar muitas pessoas em dúvida, nesse artigo falaremos sobre quais são os tipos mais comuns e como elaborar um modelo de ofício. Siga a leitura!
Qual é a importância de um ofício
O ofício serve para deixar registrado tudo o que é referente ao seu assunto, especialmente as trocas entre emissor e destinatário. É uma forma de controlar o andamento da comunicação e garantir que ambas as partes estejam cientes do que precisa ser feito.
Tipos de ofício
Um ofício pode ter diferentes motivações, sendo que as mais comuns são:
Comunicação
Um ofício de comunicado é utilizado nos casos em que uma informação oficial precisa ser passada a todas as partes interessadas.
Solicitação
Quando uma pessoa física ou jurídica deseja solicitar algo às demais partes interessadas, sejam informações, dados, atualizações ou até mesmo acordos, é possível utilizar o ofício de solicitação.
Requisição
O ofício de requisição é semelhante ao de solicitação, mas é mais rigoroso porque só pode ser feito por partes com autoridade para requerer oficialmente.
Pedido de patrocínio
Como o próprio nome deixa claro, esse modelo de ofício é utilizado por quem quer pedir um patrocínio de maneira oficial. Uma companhia de teatro, por exemplo, que deseja obter o apoio de uma marca, recorre a esse tipo de documento.
Modelo de ofício: como ele deve ser estruturado
Confira os elementos que não podem faltar nesse tipo de documento oficial para que ele tenha valor jurídico:
Papel timbrado
O papel timbrado que contenha, no cabeçalho, alguma logo, brasão ou outro identificador de seu emissor tem o intuito de informar imediatamente quem é o responsável pelo documento.
Tipo de ofício
A identificação do tipo de ofício logo no início do documento também facilita a sua leitura, já que o destinatário da emissão consegue perceber o seu intuito imediatamente.
Número do ofício
O número de um ofício serve para controle e organização interna. A partir dele, são catalogados todos os documentos enviados e recebidos.
Destinatário
O destinatário do documento deve ser devidamente identificado, com o máximo de detalhes possível, para garantir que ele seja localizado. A quantidade de informações necessárias dependem diretamente do contexto: se o ofício estiver relacionado a uma atividade profissional, por exemplo, e for enviado a uma pessoa dentro de uma empresa, seu setor e cargo precisam constar.
Assunto
O tema que motivou o ofício deve ser tratado da maneira mais direta e clara possível, para não gerar ambiguidades e dúvidas.
Local e data
Essas informações são essenciais a todo documento com finalidade jurídica.
Assinatura
O documento deve ser finalizado com a assinatura do responsável por sua emissão e seus dados de identificação. No caso de uma pessoa jurídica, quem assina deve informar o seu cargo e o nome da empresa que está representando. É importante, ainda, salientar que existe um contato disponível para sanar dúvidas e obter mais informações.
Como responder a um ofício
Tão importante quanto saber elaborar um ofício é saber como responder a um quando se recebe.
Se o documento tiver o intuito de comunicação, é preciso atestar a ciência — e, caso seja necessário, compartilhá-lo com todas as pessoas de interesse para que elas também atestem essa ciência.
Quando o documento é de solicitação ou requerimento, é necessário responder, seja com a negação (quando isso é possível) ou com o atendimento do que foi pedido. É possível, ainda, se antecipar à resposta propondo uma medida legal para contestar o ofício enviado ou, até mesmo, outra maneira de atendê-lo.
As consequências de ignorar um ofício são variáveis, dependendo, é claro, do assunto, do contexto e do emissor. É importante ficar muito atento, pois ofícios enviados por órgãos administrativos ou até mesmo pelo poder judiciário devem receber atenção extrema, sob risco de multa ou consequências mais drásticas.
E já que o assunto é documento oficial, confira também o nosso artigo que explica quais são os documentos oficiais que podem ser publicados no Diário da União.