Quando são acordadas importantes tomadas de decisões em reuniões, é de extrema importância a elaboração de uma ata de presença. Dessa forma, este documento servirá como prova de que todas as pessoas presentes naquele encontro estavam de acordo com o que foi decidido.
Não sabe como redigir esse tipo de documento? Então aprenda agora com este artigo do E-diário.
Neste artigo você verá:
- o que é ata de presença?;
- qual a importância desse documento??;
- como fazer uma ata de presença?;
O que é ata de presença?
A ata de presença é um documento que tem como finalidade o registro das pessoas que compareceram a uma determinada reunião. Dentro dos elementos essenciais que precisam constar no documento estão:
- nome completo dos participantes;
- número do documento;
- assinatura;
- descrição da finalidade da reunião;
- decisões tomadas na reunião;
- data do encontro;
- duração;
- observações;
- encaminhamentos;
- responsáveis.
Dessa forma, é possível ter em mãos um registro bem organizado daquilo que foi discutido.
Qual a importância da ata de presença?
É de suma importância que a ata seja elaborada com transparência, pois não é cabível em nenhuma situação a documentação falsa de que determinado participante estava presente na reunião, quando na verdade não estava.
Assim como qualquer documento, a ata é uma prova. A falsificação é considerada como um crime segundo o “Art. 297 – Falsificar, no todo ou em parte, documento público, ou alterar documento público verdadeiro: Pena – reclusão, de dois a seis anos, e multa.”
Como fazer uma ata de presença?
No momento de produzir uma ata de presença é imprescindível relatar com detalhes todos os acontecimentos durante a reunião. Para isso, é possível seguir as seguintes recomendações:
Descrição
É preciso descrever como surgiu a necessidade da reunião e as expectativas com aquele encontro.
Por exemplo: devido à constante discordância entre as tomadas de decisões realizadas pela equipe contábil por parte dos demais gestores, realiza-se esta reunião com o objetivo de estabelecer um consenso quanto ao orçamento para realização dos eventos corporativos semestrais.
Encaminhamentos
Os encaminhamentos são elaborados a partir das tomadas de decisões e suas implicações. Por exemplo:
- decisões tomadas na reunião: o orçamento para a realização dos eventos corporativos semestrais obteve aumento de 20%.
Ações
As ações são as atividades que devem ocorrer no futuro, decorrentes dos encaminhamentos:
- ações ou próximos passos: inserir o novo orçamento dividido em reunião no planejamento contábil anual da empresa.
Agora que você já sabe como elaborar uma ata de presença, fique por dentro das regras para realizar o relatório de uma reunião.
