Os documentos ficais, como faturas, guias, recibos, duplicatas e livros fiscais devem ser conservados — por até cinco anos — e disponibilizados pela Autoridade Fiscal quando solicitado, pois servem de base para verificação e fiscalização de algumas ações e possíveis irregularidades ocorridas.
Em caso de perda, extravio ou inutilização de livros fiscais, você sabe o que fazer? No artigo de hoje, o E-diario irá mostrar o que deve ser feito. Confira!
Quais são os livros fiscais?
Entende-se por livros fiscais relatórios responsáveis pela apresentação dos seguintes registros fiscais sobre determinada empresa:
- entrada;
- saídas;
- serviços;
- controle de estoques;
- apuração de tributos;
- entre outros documentos.
São exigidos pelos fiscos municipais, estaduais e federais, ou seja, são documentos obrigatórios e está diretamente veiculado ao regime tributário adotado pela empresa e os tributos incidentes sobre as atividades. Todos os livros fiscais devem ser impressos, numerados, encadernados e assinados pelo dono da empresa e pelo contador responsável.
Para que servem?
Além de facilitar o processo de fiscalização dos órgãos públicos responsáveis, é uma importante e excelente ferramenta de organização interna para a empresa. Esses documentos permitem que os donos — e sócios de uma sociedade — tenham total convicção da realidade em que a mesma se encontra e para que possam elaborar futuras estratégias para o seu negócio.
Para garantir a organização interna e para que atenda às suas obrigações legais, é necessário que seja adotada uma estratégia de gestão que atinja as seguintes necessidades:
- mapeamento completo do negócio;
- assessoria fiscal e contábil;
- adoção do melhor regime tributário;
- conhecimento básico da legislação aplicável ao negócio;
- direcionamento de profissionais internos responsáveis pelas tarefas contábeis e fiscais;
- organização e criação de rotinas próprias de trabalho.
Em casos de perda, extravio ou inutilização dos livros fiscais, o que devemos fazer?
A empresa ou contribuinte que estiver em situações de perda, extravio ou inutilização de documentos ou livros fiscais, deverá adotar os seguintes procedimentos:
1. Comunicar o Posto Fiscal
Deve-se comunicar em um prazo de trinta dias o ocorrido ao Posto Fiscal em que a empresa estiver veiculada.
2. Ir ao Posto Fiscal
É necessário ir até o Posto Fiscal (veiculado pela empresa) e entregar uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no Decreto n° 45.490/2000, onde será anexada juntamente com a declaração da comunicação do ocorrido.
3. Publicar um anúncio local
Até três dias depois de declarar o ocorrido no Posto Fiscal, deverá ser publicado em um jornal da localidade, um anúncio relatando a ocorrência, com identificação dos documentos e livros fiscais perdidos ou extraviados com modelo, tipo, série, subsérie e numeração.
E aí, gostou de aprender o que são e o que fazer em casos de perdas, extravio ou inutilização de documentos e livros fiscais? Então não deixe de acompanhar o E-diario, toda semana assuntos novos para você!
