Entender como preparar documentos legais para publicação no DOU (Diário Oficial da União) é a melhor forma de garantir a transparência e a publicidade dos atos governamentais. Dessa forma, você assegura que as decisões administrativas, bem como legislações e outras normas sejam acessíveis para todos.
Neste texto, traremos as principais etapas para que você prepare arquivos legais para serem publicados no Diário da União, além de darmos algumas informações sobre os tipos de registros que podem ser publicados e como eles devem ser estruturados.
Identificação dos documentos adequados para publicação no DOU
O primeiro é identificar e separar quais serão os documentos a serem publicados no DOU. Para facilitar, separamos algumas das principais categorias que arquivos que fazem sentido estarem nessa plataforma.
Portarias
Esses são os atos administrativos emitidos pelas autoridades competentes, como ministros. Eles estabelecem regras internas e designam servidores para funções específicas ou criam comissões.
Decretos
Também são atos normativos, mas são expedidos diretamente pelo Presidente da República. Seu objetivo é regulamentar leis ou dispor sobre matérias administrativas.
Editais
Os editais são comunicados oficiais que convocam ou informam o público sobre processos seletivos, licitações, concursos públicos e outras situações que existem ampla divulgação ou envolvem a participação do público.
Resoluções
Decisões de órgãos colegiados, como conselhos ou assembleias, que tratam de questões internas ou de interesse público.
Instruções normativas
Documentos que detalham procedimentos e normas para a execução de leis e regulamentos.
Requisitos de formatação e estrutura dos documentos
Para que o seu documento publicado no Diário da União possa ser lido com clareza e uniformidade, é recomendado que ele siga uma configuração e estrutura bem estabelecidas. Seguindo os requisitos que mostraremos a seguir, você conseguirá padronizar a sua apresentação, facilitando a leitura e compreensão dos leitores.
Formatação
Confira as nossas dicas de como preparar documentos legais para publicação no DOU na etapa de estruturação:
- Margens: deixe o documento com margens de 3 cm em todos os lados para garantir uma boa apresentação, além de deixar espaço para possíveis anotações;
- Espaçamento: o espaçamento entre linhas deve ser de 1,5 para melhor legibilidade;
- Fonte e tamanho: as fontes de texto mais recomendadas são a Times New Roman ou a Arial. O tamanho das letras deve ser 12, para que o conteúdo seja fácil de ser lido;
- Alinhamento: deixe o alinhamento do texto como “justificado”, o que proporcionará um visual limpo e organizado;
- Numeração de páginas: não esqueça de deixar a numeração de todas as páginas de maneira sequencial. Isso facilitará a navegação do documento e referências de tópicos específicos.
Escritura
Além da formatação, a escrita do documento também precisa seguir algumas orientações:
- Cabeçalho: deve incluir o nome da instituição, o tipo de documento, o número do arquivo e a sua data de emissão;
- Preâmbulo: aqui, devem estar o contexto e a justificativa do documento, incluindo informações como referências a outras leis ou normativas;
- Corpo do texto: deve ser estruturado em seções e subseções devidamente enumeradas. Cada uma dessas partes deve ser clara e objetiva, abordando um tópico por vez;
- Conclusão: resuma as decisões ou diretrizes principais e, caso necessário, indique quais serão as próximas etapas ou ações.
Conteúdo essencial a ser incluído nos documentos
Além dos pontos que destacamos no tópico anterior, também existem alguns componentes que devem estar dentro do conteúdo dos seus registros legais, visando garantir a eficácia e validade desses arquivos. Veja a seguir quais são eles
Título
Deve ser claro e descritivo, refletindo o conteúdo e a finalidade do documento. Dessa forma, você facilita a identificação e a pesquisa do documento.
Ementa
Faça uma breve descrição do conteúdo do documento, a ementa fornece uma visão geral que ajuda os leitores a entenderem rapidamente o assunto tratado.
Considerandos
São as justificativas e motivações para a elaboração do documento, geralmente introduzidos por expressões como “Considerando que…”. Eles contextualizam a necessidade do ato e fundamentam suas disposições.
Dispositivos legais
Fazem parte do corpo principal do documento, em que são detalhadas as diretrizes, regulamentações e decisões. Cada dispositivo deve ser claro e objetivo, garantindo que as instruções sejam compreensíveis e aplicáveis.
Assinaturas
Os documentos devem ser assinados pelas autoridades competentes, incluindo seus cargos e, quando aplicável, seus nomes completos. As assinaturas conferem autenticidade e validade ao documento.
Data
O período de emissão é indispensável para determinar a vigência e o prazo de eficácia do documento. Ela também é importante para a organização e o arquivamento cronológico dos atos oficiais.
Processo de envio e publicação dos documentos no DOU
Seu documento já está devidamente escrito e formatado? Então está na hora de publicá-lo no Diário da União! Mas, para isso, é preciso seguir algumas etapas que garantirão a autenticidade e conformidade dos seus atos oficiais.
Registro no Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
Primeiramente, é preciso registrar o documento no SEI, uma plataforma digital utilizada pela administração pública para a gestão de processos e arquivos. O SEI permite a tramitação eletrônica segura e ágil dos documentos, facilitando o controle e o acompanhamento do fluxo processual.
Elaboração da minuta
Após o registro, é preciso elaborar a minuta do documento, sendo a versão preliminar do documento. A minuta deve seguir os requisitos de configuração e estrutura estabelecidos, incluindo título, ementa, considerandos, dispositivos legais, assinaturas e data.
Assinatura digital
Com a sua minuta devidamente revisada e aprovada a minuta, o documento deve ser assinado digitalmente pelas autoridades competentes. O firmamento digital garante a integridade, a autenticidade e a validade jurídica do documento, assegurando que ele não foi alterado após a assinatura.
Protocolo no órgão competente
Após a credenciação, o documento é protocolado no órgão competente para a publicação. Esse protocolo é essencial para formalizar a solicitação de divulgação e assegurar que o documento foi oficialmente submetido.
Envio ao DOU
O órgão responsável pela publicação envia o documento ao Diário Oficial, geralmente por meio de um sistema eletrônico específico para esse fim. É importante garantir que todos os requisitos e formatos estejam corretos para evitar rejeições ou atrasos.
Acompanhamento da publicação
Após o envio, é necessário acompanhar o processo de emissão. O acompanhamento pode ser feito através do SEI ou do portal do DOU, verificando o prazo previsto para a publicação e confirmando quando o documento foi efetivamente publicado.
Assim, aprendendo a como preparar documentos legais para publicação no DOU, você garantirá que os seus arquivos estarão sempre em conformidade legal, além de permitir que cidadãos, empresas e outras entidades tenham acesso às decisões e normas emitidas pelas autoridades públicas.
Outra etapa importante para a divulgação de registros no Jornal Oficial é o seu credenciamento. Confira nosso artigo em que explicamos como esse processo funciona!
