Você já se perguntou o que significa lavrar ata de reunião? Se você já participou de uma assembleia, convenção ou um encontro do tipo, provavelmente já recebeu um relatório sobre o que foi abordado, os acordos e encaminhamentos tirados.
Esse documento leva o nome de ata e deve ser lavrado de modo que impossibilite a introdução de modificações. Saiba mais neste artigo!
O que é ata de reunião?
Uma ata de reunião é um documento que registra tudo o que aconteceu em uma determinada ocasião. Com ela, é possível evitar esquecimento por parte dos membros sobre o que foi acordado, reduzir problemas futuros e, até mesmo, consultá-la para tirar dúvidas posteriores.
Dependendo do objetivo e da contextualização da reunião, há diversos tipos de atas, como:
- reunião geral;
- assembleia extraordinária: tem objetivo de examinar, discutir e votar demonstrações financeiras;
- assembleia ordinária: realizada em qualquer tempo e pode ser tratado qualquer assunto, com convocação sempre que necessário;
- reunião de condomínio.
Podemos definir que esse documento é um tipo de relatório digitalizado ou manuscrito, que tem o poder, de maneira clara e precisa, sintetizar as ocorrências verificadas.
A ata é de responsabilidade de um secretário efetivo e deve ser redigida por ele. Porém, em caso de sua ausência, deve-se escolher outro responsável para executar a função àquela determinada reunião.
O que é lavrar ata de reunião?
Lavrar ata nada mais é do que registrar as principais informações discutidas em uma determinada reunião. É preciso incluir os combinados e o documento deve ser assinado pelo presidente, secretário e em alguns casos pelos participantes.
Com isso, é garantido que não existam modificações relacionadas a estrutura e condições acordadas.
Ou seja, fazer o lavramento é uma forma segura de garantir, em livro próprio ou folhas soltas, a validação do documento.
Estrutura básica de uma ata de reunião
Agora que você já entendeu o que significa lavrar ata de reunião, deve estar se perguntando se ela pode ser padronizada ou personalizada de acordo com as necessidades do encontro. Obrigatoriamente, a estrutura deve conter algumas informações, como:
- dia, mês, ano e hora da reunião por extenso;
- local;
- relação e identificação das pessoas presentes;
- declaração do presidente e secretário;
- ordem do dia com registros das discussões;
- fecho, finalização e assinaturas.
Veja abaixo um modelo de abertura de ata, após o cabeçalho:
Ata da Assembleia de Condomínio, xx/xx/xxxx, coloca-se:
“Ao____(dia) de___ (mês) do ano de _____, às____horas, na sede social da____, na Rua______, nº____, São Paulo, SP, reuniram-se______”
Quando uma ata deve ser publicada no Diário Oficial da União?
O Diário Oficial da União é o instrumento de comunicação oficial do país e as suas publicações servem para tornar as informações de conhecimento público, além de gerar validade.
Porém, após lavrar ata, nem todos os documentos devem ser publicados no DOU. Geralmente, os casos que possuem essa obrigatoriedade estão listados na Lei 6.404/76, que dispõe sobre Sociedades por Ações. São elas:
- ata de assembleia geral ordinária e extraordinária;
- reunião do conselho administrativo e diretoria.
Sabendo quais são os documentos que devem ser publicados, ainda está em dúvida de como fazer esse procedimento? Então confira o passo a passo de como fazer uma publicação no Diário Oficial da União.
