A produtividade de uma reunião corporativa sempre é muito questionada. Porém, algumas delas são realmente necessárias para dar andamento nos serviços. Então, como agir?
O segredo não está em evitá-las ou postergá-las, mas sim em saber como fazê-las. Confira quatro dicas que vão te ajudar a otimizar as próximas reuniões da sua empresa, facilitando a vida de todos os colaboradores.
1. Organize a reunião corporativa corretamente
Uma das maiores perdas de tempo que acontecem em encontros empresariais deve-se por falta de organização no trabalho, por imprevistos, pela ausência de pessoas importantes para o tema que será discutido e também por causa da não definição de tópicos.
Diante disso, faça a reunião corporativa ser produtiva providenciando todos esses pontos. Para facilitar, siga o processo abaixo:
- defina o tema da reunião e cada um dos tópicos que serão abordados;
- agende o local de encontro;
- envie o convite para os participantes contendo as informações mais importantes, tais como: pauta, local, horário e data;
- peça a confirmação de presença de cada um dos convidados.
2. Providencie e verifique todos os materiais
Para garantir o perfeito funcionamento de uma reunião corporativa, é preciso verificar quais materiais serão necessários, dos mais básicos, como papel e caneta, aos mais modernos, como projetores e acesso ao Wi-Fi.
Além disso, também é importante verificar o funcionamento de cada um desses itens, principalmente dos tecnológicos. Problemas com computadores, microfones, fiação e conectividade podem depender de técnicos e, às vezes, demoram para ser resolvidos.
3. Controle o assunto e o tempo
Quando um grupo de pessoas estão reunidas, a dispersão acontece de forma fácil e quase imperceptível. Por isso, pedir para o mediador controlar a conversa, direcionando-a para os tópicos previamente definidos, é uma ótima forma de otimizar as decisões.
Junto a isso, atente-se também ao tempo. Faça um cálculo rápido de quantos minutos são necessários para cada assunto da reunião corporativa e, sem ser inconveniente, mantenha o ritmo do encontro sem grandes delongas.
4. Não se esqueça de fazer uma ata de reunião
Mesmo em encontros que não são muito formais, a ata da reunião corporativa é indicada. Esse documento deve conter os principais assuntos discutidos e ainda o resumo das decisões tomadas.
Dessa forma, cria-se um registro oficial, que pode ser consultado em casos de dúvidas futuras, evitando o agendamento de novas reuniões sobre os mesmos assuntos e economizando o tempo de todos.
O que achou das dicas? Elas serão úteis no seu dia a dia? Para ler artigos semelhantes a este e conseguir otimizar ainda mais o seu trabalho, continue navegando no E-Diário!
