Elaborar um documento para as autoridades nem sempre é fácil, pois ele contém uma série de detalhes importantes. Por isso, saber como fazer uma informação oficial pode ser muito útil. Assim, é possível evitar erros, produzir documentos mais claros, aprender a linguagem que deve ser usada, simplificar a rotina e ainda otimizar tempo.
Para que você realize os ofícios do seu dia a dia sem grandes complicações, confira as instruções que reunimos de como fazer um documento oficial.
5 dicas de como fazer uma informação oficial
As dicas de como fazer uma informação oficial são voltadas à elaboração de solicitações, editais de convocação, atas de assembleias, avisos de licitação, comunicados e diversos outros atos oficiais. Veja!
1. Entenda o tipo de documento
O primeiro passo de como fazer um documento oficial é entender o tipo deste que será elaborado. Assim, é possível compreender sua real função.
Então, antes de começar a elaboração, informe-se sobre o objetivo do ofício, para quem ele é direcionado — pois pode ser para uma única pessoa e instituição ou para várias — e quais informações obrigatoriamente deve conter.
2. Atente-se à linguagem
Embora o formato da maioria dos ofícios não precise seguir um modelo, é imprescindível que ele seja escrito com linguagem formal. Afinal, ele é um documento oficial e deve ser entendido por todos.
Portanto, nunca use palavrões, gírias, jargões, nem mesmo ditados populares, e utilize sempre as palavras formais da língua portuguesa. Um exemplo disso é se referir aos destinatários por ilustríssimos, senhores, senhoras ou senhoritas, doutores, vossa excelência, entre outros.
3. Faça textos diretos e claros
Mesmo com o uso da linguagem formal, outra dica importante de como fazer uma informação oficial é elaborar um texto objetivo e claro.
Para isso, deixe de lado as introduções e evite delongas. Seguindo o padrão utilizado em castas formais, informe os destinatários logo no início, indique o assunto, inclua a mensagem principal do ofício e o encerre logo em seguida, com alguma saudação, que pode ser apenas “atenciosamente”.
4. Não esqueça das identificações
Caso precise citar pessoas jurídicas ou físicas no ofício, não esqueça de identificá-las corretamente, citando razão social, CNPJ e o endereço, quando se tratar de empresas, ou CPF, RG, nacionalidade, naturalidade e profissão, quando mencionar pessoas específicas.
Além disso, se você trabalhar com muitos tipos de ofícios, também é importante fazer a identificação deles por tipo, destacando se é uma solicitação, um requerimento ou um comunicado, e também por número, o que facilitará o controle.
5. Use um timbre
Na folha em que os ofícios são preparados, inclua o timbre, isto é, o logo ou o símbolo do órgão ou da empresa que está emitindo o documento. Assim, o destinatário conseguirá fazer uma rápida identificação logo que recebê-lo.
Para facilitar possíveis respostas, coloque também os dados de contato do remetente, tais como: nome, endereço, telefone, e-mail e fax.
Essas são as principais dicas de como fazer uma informação oficial. Para obter mais referências sobre o assunto, continue navegando no E-Diário. Aproveite a visita em nosso site e veja também quais são os atos oficiais de publicação obrigatória no DOU, a fim de evitar atrasos nos processos.
