A ata de assembleia é um documento que serve para registrar e comunicar todas as decisões e deliberações realizadas em uma reunião, de forma que tanto os presentes como os ausentes tenham um comprovante que valide as ações a serem tomadas. Para que a ata cumpra sua função, é preciso seguir algumas normas em seu preenchimento. Neste artigo, você vai aprender como fazer uma ata de assembleia e como publicá-la. Confira!
Como fazer uma ata de assembleia? O que deve constar?
Pode até parecer complicado, mas a ata de assembleia é mais simples do que parece. Ao invés de utilizar uma linguagem floreada, o importante é concentrar-se em ser objetivo e direto, de forma que qualquer pessoa que a leia consiga entender o que ocorreu na reunião.
Veja abaixo como fazer uma ata de assembleia.
Itens fundamentais
Obrigatoriamente, a ata de assembleia deve conter:
- nome da organização;
- tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária);
- data, hora e local da reunião;
- nome do presidente e do secretário;
- lista com nome dos presentes e ausentes;
- pautas e deliberações;
- quorum (quantidade mínima de membros presentes para a realização);
- assinatura de todos os presentes;
- assinatura do secretário e do presidente da mesa.
Ordem dos procedimentos
Antes mesmo de iniciar a reunião, é preciso verificar se o quorum é suficiente para a validade da assembleia. Após isso, distribua a lista de presença e, o quanto antes, preencha o máximo de detalhes que conseguir da lista acima.
Já com o decorrer das deliberações, lembre-se de anotar todas as ações e decisões tomadas, lembrando que o documento será lido, aprovado e assinado ao final da sessão. Ademais, o documento deve ser distribuído a todos os membros.
Viu só como é simples?
Publicação da Ata de Assembleia no Diário Oficial
Como vimos, a importância de fazer a ata da assembleia vai muito além do simples registro das informações decididas na reunião. Ela também serve para validar as decisões tomadas, dando autenticidade a elas.
Por isso, mesmo que o Código Civil não obrigue a publicação das atas de assembleia, dependendo do nível de importância desse encontro, essa medida é aconselhada. Isso porque, a partir da publicação, não são mais cabidos questionamentos.
Agora que você já sabe como fazer uma ata de assembleia, é importante também entender como realizar a publicação oficial dela. Para isso, confira o guia de publicação: diário oficial da união e descubra os tipos de publicações, suas regras e o passo a passo para cada uma delas!
