A organização dos arquivos de um escritório é essencial para que o trabalho seja realizado com efetividade e a produtividade não seja perdida quando uma informação não for encontrada nos registros. Por isso, mesmo as tecnologias, é importante manter uma organização clara e eficiente dos documentos digitais. Por mais que eles estavam armazenados em um computador, em muitos momentos podem ficar perdidos ao meio de tantas informações.
Quer saber como evitar a situação e melhorar a estratégia de organização dos seus documentos digitais? Confira as dicas deste artigo!
Vantagens de organizar seus documentos digitais
São inúmeros os benefícios de contar com um arquivo digital organizado e completo. Além da otimização do tempo e aumento da produtividade, é visível a maior praticidade na hora de analisar as informações necessárias, principalmente em ocasiões emergenciais. É importante citar também, a inegável economia de espaço físico destinado ao armazenamento dos arquivos.
Outras questão que não deve ser esquecida é em relação à segurança. Sem dúvidas, os documentos digitais estarão mais seguros do que as versões de papel. Não só por possíveis acidentes, como também em relação à privacidade, que pode ser restringida à apenas algumas pessoas. O compartilhamento também poderá ser realizado de maneira mais prática e rápida.
Estratégias para organizar os documentos digitais
Ao contrário do que parece, organizar os arquivos digitais não é uma tarefa difícil. Algumas estratégias simples podem ajudar no processo de padronização dos documentos. Veja como:
Desenvolva um padrão de organização
O primeiro passo para conseguir organizar os documentos digitais é criar um padrão. Ou seja, defina como que os arquivos serão salvos, nomear as pastas de destino e estabeleça uma nomenclatura padronizada que auxilie na hora de encontrar arquivos.
Por exemplo:
Nome da pasta: Recibos de pagamentos
Nome subpasta: recibos cliente A
Nome subpasta II: recibos cliente A/ JANEIRO
A criação de pastas e subpastas ajuda na organização e categorização de cada tipo de documento. Se você quer buscar um recibo de pagamento do cliente A no mês de Dezembro, basta seguir o caminho de pasta até subpasta correspondente. Sem dúvidas, a busca fica muito mais simplificada.
Mas lembre-se: para a funcionalidade possa ser sempre aplicada, é necessário ter atenção na hora de salvar o documento na pasta correta.
Cópias de segurança
Não deixe para confiar totalmente na máquina e faça sempre cópias de segurança. Esse processo é conhecido como backup e deve ser feito para evitar situações que a falha pode fazer você perder tudo. Outra boa estratégia é salvar os documentos sem um HD externo.
Faça uso da tecnologia
A tecnologia cada vez mais atua ao nosso favor, existem inúmeras ferramentas que poderão te ajudar na hora de organizar os seus documentos digitais. Uma ótima escolha é utilizar serviços de compartilhamento em nuvem. A Google e Microsoft, com o Drive e OneDrive, respectivamente. As ferramentas além de possibilitarem a organização dos arquivos, ainda facilitam o compartilhamento e possuem segurança, pois são mais seguros que um pen drive, HD externo e até do próprio disco rígido do computador.
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