Ata de Reunião – Tudo que você precisa saber sobre atas de reunião

A ata é um documento escrito que registra todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembléia. De maneira mais técnica, a ata se configura como uma modalidade textual da linguagem escrita, utilizada principalmente no contexto profissional para manter o registro de decisões e argumentos que forem previamente apresentados durante as reuniões.

Quer saber mais sobre a importância da ata de reunião? Neste post iremos esclarecer todas as suas dúvidas!

A importância da ata de reunião

Primeiramente, a ata de reunião é importante para se ter um registro escrito do que foi discutido, servindo como uma espécie de arquivo, que poderá ser consultado sempre que necessário. Além de ser uma garantia e tranquilidade de que o assunto abordado não será esquecido.

Se a utilidade da ata for de uso exclusivamente interno, você pode substituir as assinaturas das pessoas que estiveram presentes por simples disparos por e-mail com o que foi redigido como assunto da reunião. Nesse caso, basta enviar a ata para todos e pedir que respondam dentro de um prazo determinado, se tiverem alguma discordância. Se isso acontecer, é necessário voltar aos pontos em aberto até que haja um consenso entre os participantes.

A importância da ata de reunião se define também como uma aliada para a organização e a cobrança de resultados, onde quer que ela seja exigida e requerida. Na maior parte das reuniões/assembléias, as decisões são tomadas e a partir delas surgem ações necessárias. Quanto maior for o grupo envolvido, maior é a necessidade de controle sobre o que foi planejado e discutido. Nessa circunstância, a ata é um grande facilitador, pois registra todas as decisões, compromissos e seus executores.

A ata de reunião também pode servir como documento legal. Mas neste caso, é importante redigi-la com mais rigidez e formalidade, lembrando que se houver necessidade, ela poderá ser usada em algum caso judicial. Se você se encaixar nesse contexto, não esqueça de colher todas as assinaturas, pois elas são fundamentais para a validade da ata como um documento formal.

Como fazer uma ata de reunião?

Se você ainda não produziu uma ata de reunião, nós preparamos algumas informações essenciais para te ajudar:

1. Data, Localização e Horário: Toda ata precisa ter a identificação da data, local, nome da empresa e até o horário de início da reunião. Esses são os dados mais básicos, que devem ser preenchidos o quanto antes; logo no início do documento para evitar esquecimentos ou erros.

2. Identificação da pauta: A identificação da pauta nada mais é do que o tema, ou seja, o propósito/motivo pelo qual a reunião foi realizada. Essa é sem dúvidas, uma das informações mais importantes que deve receber total atenção de quem deseja realizar uma ata de reunião com qualidade.

3. Detalhamento da reunião: Depois da identificação da pauta, faça um detalhamento da reunião. Nesse processo é preciso citar as informações em ordem cronológica com os principais assuntos discutidos, as votações realizadas, os resultados obtidos e todas as decisões tomadas. Dessa maneira, as atas funcionam como verdadeiros atos oficiais pois, contém os principais pontos das reuniões e podem ser usadas para eventuais consultas futuras, com o objetivo de evitar novos questionamentos ou encontros sobre os mesmos temas.

4. Novos compromissos: Durante as reuniões e assembleias é comum discutir e acordar datas para novos encontros ou finalizações de processos. Por esse motivo, tais informações também devem ser inseridas na ata, como o registro e lembrete do que foi programado.

5. Lista de presença: Toda ata também precisa ter a identificação dos participantes. O que inclui nome, cargo, assinatura individual de todos os presentes e a justificativa dos ausentes, que deve ser inserida em documentos mais formais.

Quando você deve publicar a ata de reunião no Diário Oficial da União?

A não publicação de alguns documentos no Diário Oficial da União (DOU) pode causar diversos problemas. No caso de alguma ata de reunião, sua não divulgação pode afetar os administradores, gerar dívidas referentes à inflação da lei e atrasar diversos processos cujo andamento está diretamente ligado à divulgação.

Ocasiões em que publicação da ata de reunião é obrigatória:

Muitas das matérias do DOU são realizadas para ganhar conhecimento público e, assim, ter validade perante terceiros, algo que também se aplica à ata de reunião. Porém, não são todas que exigem publicação em jornal de abrangência nacional.

Veja os principais casos, de acordo com a Lei de nº 6.404/76, que dispõe sobre as Sociedades por Ações, e entenda melhor!

Ata de Assembleia Geral Ordinária

Devido à sua importância, a publicação da ata de assembleia geral ordinária é mais do que necessária, é uma obrigação determinada em lei. Afinal, é nessa reunião que acontecem as deliberações mais importantes de uma sociedade anônima, como a aprovação de demonstrações financeiras e a distribuição de dividendos.

Ata de Assembleia Geral Extraordinária

No caso da ata de assembleia geral extraordinária, sua publicação é entendida como obrigatória somente em algumas situações, especialmente quando:

  • Delibera matéria que dá ensejo ao exercício do direito de recesso, pelo acionista;
  • Decide a emissão de debêntures;
  • Reforma os estatutos;
  • É o local em que ocorre a renúncia de administrador;
  • Reduz o capital social, com restituição aos acionistas;
  • Toma a prestação final de contas do liquidante;
  • Aprova as operações de incorporação, fusão e cisão.

Ata de Reunião do Conselho de Administração

Embora a publicação da ata de reunião do conselho de administração não seja de todo obrigatória, sua divulgação no DOU é exigida sempre que constar deliberação destinada a produzir efeitos perante terceiros.

Ata de Reunião da Diretoria

A lei não determina a obrigatoriedade da publicação da ata de reunião da diretoria. Contudo, isso é recomendado sempre que o documento tiver informações que possam produzir efeitos contra terceiros. Aliás, isso é válido para diversos tipos de atas.

Outra recomendação importante sobre a ata de reunião é publicá-la toda vez que ela interferir na contagem de prazos prescricionais, tais como a ata de encerramento da liquidação da companhia, entre outras, citadas no Art. 287 da Lei de nº 6.404/76.

Quando publicar uma Ata de Reunião para Sociedade Limitadas?

As empresas de sociedade limitadas não são obrigadas a publicar suas demonstrações financeiras, assim como as sociedades anônimas que possuem um patrimônio líquido superior a 2 milhões de reais. No entanto, as instituições limitadas devem provar seus recursos financeiros e administrativos. Para registrar todas as atividades realizadas, é importante saber desenvolver uma ata de reunião para sociedade limitadas e quando publicá-las. 

Como fazer uma ata de reunião de sociedade limitadas

Em uma reunião de sociedade ilimitada, a aprovação e análise de documentos e demonstrações financeiras é de suma importância e de total interesse dos administradores. Assim, o desenvolvimento de uma ata de registro é essencial para a comprovação dos aspectos financeiros e administrativos da empresa. O arquivamento da ata de reunião de uma sociedade limitada a Junta Comercial é obrigatória, porém a publicação não é. 

Os principais aspectos que devem constituir uma ata são:

  • nome da empresa, data da reunião, local e horário. É essencial também adicionar o nome de todos os participantes do encontro;
  • divida em diferentes pautas os temas abordados na reunião;
  • retrate os principais temas tratados na reunião e construa o documento em tópicos. Cite as decisões e negociações ocorridas no encontro;
  • para ter maior precisão ao redigir o documento da ata, gravar a discussão pode ser uma boa alternativa para ter acesso a todas as decisões tomadas.

A publicação de uma ata de reunião de sociedade limitadas

Como foi dito, a publicação das atas de reunião de sociedade limitadas não são obrigatórias. No entanto, quando apresentam o objetivo de abordarem temas como a redução de capital, dissolução da sociedade, incorporação ou cisão da sociedade é dever da empresa publicar as decisões no Diário Oficial.

No caso da obrigatoriedade, é necessário esperar 90 dias e levar a ata descrita até à Junta Comercial local para seja realizado o arquivamento. O motivo para o prazo é justificado para que terceiros não possam questionar a operação.  A não publicação faz com que sejam confirmadas irregularidades em Lei. Dessa forma, os administradores serão responsabilizados pela infração no funcionamento da companhia. 

Para saber como publicar  uma ata de reunião para sociedade limitada, entre em contato com o E-diário Oficial pelo nosso formulário de contato e tenha auxílio em todo o processo.