livro ata
Você sabia que muitos documentos perdem validade jurídica simplesmente por não seguirem um padrão de preenchimento? Esse é um erro mais comum do que se imagina, especialmente quando falamos em registros de reuniões formais.
Empresas, associações e até síndicos de condomínio enfrentam esse desafio constantemente e um dos documentos mais afetados é o livro ata, responsável por concentrar, oficialmente, todas as deliberações realizadas por um grupo.
Mas para que esse registro seja aceito legalmente, é preciso seguir algumas regras claras.
Nesse artigo, você vai entender como funciona o livro ata, quais são os principais cuidados no preenchimento e como garantir que tudo esteja em conformidade com os critérios exigidos pelos órgãos legais e cartórios.
Antes de mais nada, é importante entender o que é uma ata e qual é o seu papel.
A ata é um documento que registra todas as ideias, decisões e discussões debatidas por um coletivo de pessoas, seja durante um congresso, conferência, assembleia ou outro tipo de reunião.
Ela é importante para que nenhum ponto fundamental passe despercebido ou fique esquecido. Dessa forma, há um maior comprometimento com o que foi disposto. Inclusive, para que tenha esse efeito, a ata ainda tem caráter formal e jurídico.
Normalmente, a ata é redigida por um secretário ou responsável, que depois recolhe as assinaturas dos presentes e pode registrar o conteúdo em cartório, quando necessário. Esse cuidado reforça seu valor jurídico.
O livro de atas, por sua vez, é um caderno que compila todos esses documentos referentes a um determinado grupo (empresa, condomínio, associação, entre outros). Dessa forma, todas as discussões ficam compactadas e, assim, torna-se mais fácil de encontrar assuntos ou discussões específicas.
Entretanto, que para que o livro tenha validade legal, ele deve conter, obrigatoriamente, dois elementos essenciais: o termo de abertura do livro ata e o termo de encerramento. Além disso, também é preciso seguir regras específicas quanto ao preenchimento e à estrutura de cada ata individual.
Como citando anteriormente, muito mais do que um simples caderno de anotações, o livro ata serve como um repositório oficial de registros que podem ser usados para comprovar decisões, validar votações e sustentar juridicamente o que foi deliberado em reuniões.
Empresas, condomínios, ONGs, clubes e conselhos utilizam o livro ata para:
Além disso, ele pode ser solicitado como uma prova documental por cartórios, órgãos públicos e instituições bancárias, especialmente em casos de abertura de contas, atualizações contratuais ou comprovação de quórum e decisões.
Contudo, sem um livro ata bem preenchido, com todos os termos obrigatórios, esses registros perdem força legal, o que pode causar prejuízos, como a anulação de decisões, questionamentos legais e até impedimentos em processos administrativos.
Por se tratarem de documentos com validade jurídica, tanto as atas quanto os livros de ata têm uma estrutura a ser seguida. Para que isso aconteça é importante que eles estejam organizados da maneira correta para facilitar o entendimento e não dar margens a interpretações errôneas.
A seguir, veja como estruturar corretamente cada etapa, desde a abertura até o encerramento.
A primeira página deve conter o termo de abertura de um livro ata, que oficializa o início dos registros. Esse termo precisa incluir:
Como no exemplo a seguir:
“O presente livro contém (quantidade) folhas numeradas tipograficamente, as quais se destinam à lavratura das atas das reuniões ordinárias e extraordinárias da (nome da associação, situada à (endereço).
(município) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do(a) presidente)
(cargo)
(assinatura)
(nome do(a) responsável)
(cargo)
(nome da associação).”
Após o termo de abertura, inicia-se o preenchimento das atas, que também exige atenção a regras formais. Cada nova reunião ordinária ou extraordinária deve ser registrada em uma nova folha, mesmo que a anterior ainda tenha espaço disponível. Além disso:
“A palavra estava ?errrada? errada.”
Cada ata registrada no livro ata deve apresentar o conteúdo de forma objetiva, clara e formal, respeitando sempre a sequência dos acontecimentos da reunião. Seguir um padrão padronizado de estruturação do texto facilita futuras consultas e garante maior segurança jurídica.
De forma geral, cada ata deve conter:
Ao final de cada ata, é indispensável:
Lembre-se que, o objetivo da ata é ser um espelho fiel e cronológico do que foi deliberado, sem interpretações ou opiniões pessoais de quem redige.
Por fim, não se pode esquecer que uma lauda ao final do livro deve ficar reservada para o termo de encerramento. O termo de encerramento de um livro ata é o registro final obrigatório para validar oficialmente o encerramento do caderno de atas.
Sem ele, o livro permanece juridicamente “em aberto”, o que pode comprometer a legalidade das deliberações ali registradas. Esse termo deve ser lavrado na última lauda disponível do livro e conter:
Esse procedimento garante a conformidade legal do livro e assegura que o ciclo de registros foi concluído de forma oficial, ou seja, é a etapa que efetivamente define como finalizar uma ata no âmbito do livro ata completo.
Para ficar de mais fácil entendimento, veja o exemplo abaixo:
“Este livro contém 100 folhas, numeradas tipograficamente de 01 a 100, que destinou-se a lavratura das Atas de Reuniões da empresa XXXX.”
São Paulo/ SP, 01 de junho de 2020
Assinatura: nome de quem está escrevendo
Assinatura: Diretor Presidente”
Além de seguir corretamente o preenchimento do livro ata, é fundamental adotar cuidados de conservação e segurança para garantir sua validade jurídica a longo prazo.
Qualquer dano, extravio ou alteração não autorizada pode comprometer o valor probatório das informações registradas. A seguir, confira algumas outras recomendações importantes:
Esses cuidados são complementares ao correto preenchimento do livro e ajudam a preservar o documento para futuras auditorias, fiscalizações ou comprovações legais. Afinal, como finalizar uma ata com validade jurídica não depende apenas da escrita, mas também da segurança e integridade do registro físico.
Outra dúvida bastante comum ao lidar com o livro ata é se o registro em cartório é uma exigência legal obrigatória para todas as situações.
A resposta para essa pergunta depende da natureza da entidade, do tipo de reunião e do uso que será feito dessas atas posteriormente. De forma geral:
Em muitos casos, o registro em cartório não é obrigatório para todas as atas. No entanto, quando envolvem alterações contratuais, eleições de diretoria, aumento de capital ou decisões que precisam ser averbadas nos órgãos de registro público (como Junta Comercial ou Receita Federal), o registro da ata, e consequentemente do livro ata, se torna necessário.
Nesses casos, costuma ser exigido o registro em cartório de pessoas jurídicas para formalizar as atas de eleição, posse de diretoria, alterações estatutárias e demais decisões relevantes da administração.
Já as atas de assembleias de condomínio devem ser arquivadas e conservadas, mas normalmente não exigem registro em cartório, a não ser em casos específicos como alterações de convenção condominial ou regularizações legais.
Existem regras específicas de registro e arquivamento determinadas por cada legislação ou regimento interno.
Entretanto, mesmo quando o registro em cartório não for exigido por lei, muitas instituições optam por fazê-lo voluntariamente como forma de garantir:
Por isso, além de preencher e finalizar corretamente o livro ata, é essencial verificar a legislação aplicável à sua entidade e, sempre que necessário, buscar orientação jurídica ou contábil especializada.
Bom, agora que você já sabe como preencher e finalizar corretamente um livro ata com validade jurídica, o próximo passo é entender como realizar a sua publicação oficial.
Dessa maneira, aproveite e veja o passo a passo completo de como publicar atas no Diário Oficial da União e garanta a regularidade de todos os seus registros.
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