O Que É E Como Funciona A Ata De Registro De Preços?

Segundo o Tribunal de Contas da União, a ata de registro de preços (ARP) é um documento fundamental que facilita a realização de uma ampla pesquisa de mercado antes de qualquer contratação.

Nesse artigo, você entenderá como funciona a ata de registro de preços, para que ela serve e como você pode aderir a ela. Continue a leitura e confira também:

• quais são os requisitos para aderir à ata de registro de preços; 
• qual a vantagem da adesão da ata de registro de preços;
• como fazer uma ata de registro de preços;
• quais são os principais tipos de licitação que envolvem a ata de registro de preços; 
• como renovar a ata de registro de preços se necessária. 

O que é a ata de registro de preços? Para que ela serve? 

A ata de registro de preços (ARP), conforme estabelecido pelo Decreto Federal n.º 7892/13, é um instrumento utilizado em processos licitatórios para permitir que diversos órgãos públicos com interesses de compra semelhantes realizem suas aquisições por meio de um único processo. 

Esse modelo facilita a compra de produtos, serviços ou soluções, garantindo melhores condições de preço e eficiência para todos os envolvidos.

Como funciona a ata de registro de preço?

A licitação por registro de preços envolve a criação da ata de registro de preços, composta por um conjunto de documentos que orientam todo o processo de contratação. Esses documentos incluem:

• o edital de licitação;
• dados da sessão pública do processo de compra;
• detalhes do processo de Licitação;
• a ata assinada e outros dados relevantes.

Cada processo licitatório é realizado através das modalidades de concorrência ou pregão, é gerido por um órgão responsável, que tem a função de consultar e captar outros órgãos públicos com o mesmo interesse de aquisição. 

Esse órgão também se encarrega de divulgar todas as etapas do processo licitatório, garantindo transparência e conformidade com as normas legais. Além disso, a adesão tardia, também conhecida como “carona”, permite que órgãos que não participaram da licitação original se beneficiem das condições acordadas na ata. 

Para aderi-la, esses órgãos devem seguir um procedimento específico, que inclui a solicitação de autorização ao órgão gerenciador da ata e ao fornecedor vencedor. 

O órgão gerenciador aprova a adesão de outros órgãos com base no interesse e na viabilidade da aquisição. 

Por exemplo, se um estado firmou uma ata de registro de preços para a compra de equipamentos hospitalares, um município que não participou da licitação inicial pode solicitar a adesão para adquirir os mesmos produtos, garantindo melhores condições de preço e prazos de entrega sem precisar abrir um novo processo licitatório.

Quando a licitação é concluída, os preços do fornecedor vencedor são registrados na ata de registro de preços, com validade de um ano. Caso os preços ainda sejam vantajosos ao final desse período, a ata pode ser renovada por mais um ano, sempre sob a responsabilidade do órgão gerenciador.

Quais são os requisitos para aderir à ata de registro de preços?

Você já descobriu o que é e como funciona a ata de registro de preços. Mas agora, vamos esclarecer quem pode aderir à ata de registro de preços e quais são os requisitos para que a adesão ocorra de forma legal e vantajosa. 

De acordo com o Decreto Federal n.º 7892/13, em seu artigo 22, parágrafos 8º e 9º, órgãos e entidades da administração pública federal não podem aderir a uma ata de registro de preços gerenciada por órgãos ou entidades de esferas municipais, distritais ou estaduais. 

Ou seja, órgãos federais têm restrição quanto à adesão a atas de registro de outros níveis de governo. 

Já órgãos ou entidades municipais, distritais ou estaduais, por sua vez, podem aderir à ata de registro de preços gerenciada pela Administração Pública Federal. Isso permite que esses órgãos aproveitem as condições previamente acordadas e obtenham melhores preços e condições de fornecimento.

Portanto, a adesão à ata de registro de preços é possível entre diferentes níveis de governo, mas sempre respeitando as limitações definidas pela legislação. Isso facilita a utilização de recursos públicos de forma mais eficiente e transparente, ao mesmo tempo, em que promove economia de escala para os órgãos participantes.

Qual a vantagem da adesão da ata de registro de preços?

A adesão à ata de registro de preços oferece diversas vantagens tanto para os órgãos que participaram da licitação quanto para aqueles que optam pela adesão tardia. 

Essa forma de aquisição permite que os órgãos públicos, especialmente os que não participaram inicialmente do processo licitatório, obtenham condições de compra vantajosas sem a necessidade de abrir um novo processo licitatório. 

Entre as principais vantagens da adesão à ata de registro de preços estão:

• redução de custos: ao aderir à ata, os órgãos se beneficiam de preços competitivos e condições acordadas durante a licitação inicial, frequentemente mais vantajosos do que os obtidos por meio de compras isoladas;
• agilidade no processo de aquisição: a adesão à ata de registro de preços elimina a necessidade de realizar um novo processo licitatório, acelerando o tempo de aquisição dos bens ou serviços necessários;
• facilidade na execução do orçamento: a possibilidade de utilizar uma ata existente facilita o planejamento orçamentário e a execução das compras, sem complicação administrativa; 
• transparência e conformidade: o processo de adesão é gerido pelo órgão responsável, garantindo que a aquisição esteja em conformidade com as normas legais, promovendo maior transparência na execução dos contratos.

Além disso, a adesão à ata permite que órgãos em diferentes regiões e de diferentes esferas de governo tenham acesso aos mesmos preços e condições de fornecimento, criando uma economia de escala que beneficia a todos. 

Dessa forma, essa prática promove a eficiência no uso de recursos públicos, ao mesmo tempo que garante a competitividade e a transparência nos processos de compras governamentais.

Esse modelo de adesão, além de facilitar o cumprimento de prazos e orçamentos, contribui para a redução da burocracia nas aquisições, oferecendo soluções rápidas e vantajosas para os órgãos públicos.

Como fazer uma ata de registro de preços?

A criação de uma ata de registro de preços envolve várias etapas, que precisam ser seguidas com atenção para garantir a legalidade e a eficiência do processo licitatório. 

Essa ata deve ser elaborada para garantir transparência e evitar fraudes ou irregularidades. O processo de como fazer uma ata de registro de preços pode ser detalhado da seguinte maneira:

Elaboração do termo de referência

O primeiro passo é criar um termo de referência bem detalhado, que descreva o objeto da licitação (produto ou serviço) e todas as condições necessárias para que o processo aconteça de maneira clara e objetiva. 

O termo de referência deve especificar as características, quantidade e requisitos técnicos, como prazo de entrega e condições de pagamento.

Publicação do edital de licitação

Após a elaboração do termo de referência, o próximo passo é publicar o edital de licitação, onde constarão todas as informações necessárias para que os fornecedores participem do processo. 

O edital deve detalhar as regras do pregão ou da concorrência, incluindo critérios de julgamento e documentos exigidos para a participação.

Realização da licitação

A licitação será realizada nas modalidades de pregão ou concorrência, dependendo da natureza do objeto da licitação. O órgão gerenciador conduz o processo, que inclui a análise das propostas recebidas e a escolha do fornecedor com a melhor oferta em termos de preço e qualidade.

Assinatura da ata de registro de preços

Após a licitação, o fornecedor vencedor assina a ata de registro de preços, que estabelece as condições de fornecimento, como o preço unitário, a quantidade e a validade da Ata (geralmente de um ano). 

Esse registro formaliza os preços acordados e permite que os órgãos públicos participantes possam realizar as compras conforme sua necessidade.

Divulgação e adesão de outros órgãos

Uma vez registrada, a ata de registro de preços é divulgada para outros órgãos públicos que possam se beneficiar das condições acordadas. Esses órgãos podem aderir à Ata por meio da adesão tardia, ou “carona”, conforme explicamos anteriormente. 

O processo de adesão é regulamentado para garantir que os órgãos interessados sigam as formalidades necessárias.

Controle e fiscalização

O órgão gerenciador deve acompanhar a execução do contrato e garantir que o fornecedor cumpra todas as condições estabelecidas. Caso haja necessidade, a Ata pode ser renovada, caso os preços continuem vantajosos para os órgãos envolvidos.

Como aderir à ata de registro de preço?

Já os órgãos que não participaram do processo original de licitação, ou seja, os não captados pelo órgão gerenciador, podem realizar a adesão tardia. 

Para aderir à ata de registro de preços, o órgão interessado precisa seguir um procedimento específico, que pode variar conforme as diretrizes de cada processo licitatório e a escolha do órgão gerenciador. A seguir, estão os principais passos a serem seguidos:

1. formalizar a solicitação de aquisição interna: o primeiro passo é registrar formalmente a necessidade de aquisição por meio de uma requisição interna de despesas;
2. criar o termo de referência detalhado: o órgão deve definir claramente o que deseja adquirir, especificando todos os requisitos necessários para que a adesão seja validada; 
3. enviar uma solicitação ao órgão responsável pela gestão da ARP: o órgão interessado deve formalizar um pedido para obter a autorização de adesão à ata de registro de preços;
4. solicitar confirmação ao fornecedor vencedor da licitação: após a formalização, o órgão deve enviar uma solicitação ao fornecedor para confirmar a disponibilidade e viabilidade de fornecer os produtos, serviços ou soluções registrados, incluindo as quantidades necessárias.
5. comprovar os benefícios financeiros: por meio de uma pesquisa de mercado, o órgão precisa demonstrar que a adesão à Ata proporciona preços mais vantajosos em comparação com outras opções de compra.
6. justificar a aquisição de forma formal: o órgão precisa formalizar a justificativa para a adesão, destacando as vantagens econômicas e operacionais dessa aquisição.
7. submeter o processo à análise da procuradoria: após concluir os passos acima, o processo precisa ser enviado à Procuradoria para garantir sua legalidade e conformidade com as normas vigentes.

Como renovar a ata de registro de preços se necessária?

A renovação da ata de registro de preços é um processo importante para garantir a continuidade de aquisições vantajosas ao longo do tempo. 

Essa renovação, prevista no Decreto Federal já citado, n.º 7892/13, deve ser feita quando os preços registrados continuam sendo favoráveis para os órgãos envolvidos e não há necessidade de um novo processo licitatório. 

O procedimento de renovação pode ser realizado da seguinte forma:

• avaliação da vantajosidade dos preços: o órgão gerenciador deve avaliar se os preços registrados ainda são vantajosos, levando em consideração fatores como o mercado atual, a qualidade do produto ou serviço, e a competitividade do fornecedor;
• solicitação formal de renovação: caso os preços continuem vantajosos, o órgão gerenciador deve formalizar o pedido de renovação da ata de registro de preços, solicitando ao fornecedor a manutenção das condições acordadas ou atualizando-as, conforme necessário;
• análise e aprovação da renovação: o processo de renovação deve ser aprovado pelo órgão gerenciador, garantindo que as condições da Ata ainda atendem aos requisitos legais e aos interesses dos órgãos participantes;
• publicação da renovação: a renovação da ata deve ser devidamente registrada e publicada, garantindo transparência e formalidade no processo. Essa publicação também garante que outros órgãos possam aderir novamente à Ata, caso haja interesse.

O ato da renovação oferece agilidade no processo de compra e garante a continuidade dos benefícios, como preços competitivos e condições vantajosas, sem a necessidade de iniciar uma nova licitação.

Agora que você entendeu como garantir um processo seguro e transparente, continue a leitura pelas matérias do E-diário Oficial para aprender mais sobre como evitar fraudes em licitações.