As atas são documentos muito importantes para armazenar informações expostas e discussões debatidas em reuniões ou assembleias de empresas, sindicatos e outras corporações, a fim de que não se percam. Por este motivo, é fundamental que todas elas sejam armazenadas de forma organizada em um livro de atas.
Entenda, neste artigo, o que é isso, por que ele é importante e algumas dicas práticas de como fazer um livro de atas.
Um livro de atas nada mais é do que um compilado das atas de todas as reuniões ou encontros de determinada organização durante um período de tempo. Ele é fundamental para centralizar todas as informações em um só lugar, facilitando o acesso futuro.
Essa arrumação é muito útil na hora de encontrar assuntos que já foram debatidos, ações que foram propostas e estratégias implementadas em cumprimento do que foi proposto, isso porque esses são pontos que devem estar sinalizados em todas as atas:
A primeira dica de como fazer livro de atas é começar pelo começo. Antes de mais nada, é necessário redigir um termo de abertura. Ele é uma formalidade que serve para identificar este material.
No termo de abertura, devem estar descritos:
No desenvolvimento do seu livro de atas, a fim de manter a organização, é preciso seguir algumas diretrizes também, tais como:
Por fim, o livro de atas também deve conter um termo de encerramento ao seu fim. Neste trecho, devem ser colocadas as seguintes informações — bem semelhantes às do termo de abertura:
Nesta parte final, é importante lembrar que, sem a assinatura, há o entendimento de que o livro de atas ainda está aberto, indicando que as decisões ainda não foram validadas.
É muito importante seguir esse padrão à risca e manter a organização, pois, em alguns casos, é necessário que algumas atas sejam publicadas no Diário Oficial.
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