Manter as finanças da empresa bem organizadas é essencial para que o negócio esteja em dia com suas contas e obrigações legais. Atualmente, com o auxílio da tecnologia, é possível facilitar o trabalho do contador, utilizando um sistema contábil que atenda às necessidades do negócio.
Neste artigo, você vai entender o que é um sistema contábil, quais são as suas vantagens para a empresa, funcionalidades e três tipos. Boa leitura!
Um sistema contábil é um software que automatiza tarefas do dia a dia do departamento de contabilidade de uma empresa, tanto com o objetivo de reduzir o tempo gasto em executá-las quanto de evitar erros.
Além disso, no entanto, organizar as finanças da empresa por meio de um software traz outras vantagens, como um controle muito mais aprofundado das obrigações, a integração das tarefas, a segurança das informações e a facilidade de acesso.
As funcionalidades de um sistema contábil variam, é claro, de software para software. Por isso mesmo é importante entender quais são as principais, para que se possa avaliar melhor as opções disponíveis no mercado de acordo com as funções que sua empresa mais precisa. Confira:
Para que a vida financeira de uma empresa se mantenha saudável e todos os planejamentos sejam feitos baseados na realidade, as movimentações monetárias devem ser rigidamente controladas.
Isso significa que absolutamente todas as entradas e saídas de dinheiro devem ser registradas e, a partir disso, as contas precisam ser mantidas atualizadas para que seja fácil perceber se os rumos do negócio estão positivos ou negativos no financeiro.
Contar com um software que tenha essa função, portanto, beneficia muito a rotina do departamento de contabilidade e facilita o acompanhamento geral dessas informações.
A contabilidade de uma empresa não é um departamento isolado, muito pelo contrário: está diretamente relacionada a todos os outros, já que tudo depende de dinheiro para funcionar. Utilizar, portanto, um software que permite a integração com outros bancos de dados, como o de informações de clientes, elimina da rotina do contador a tarefa de precisar atualizar manualmente esses dados no sistema contábil.
Isso, além de aumentar a velocidade do processo e a produtividade do departamento, evita, também, as possibilidades de erro na transmissão de informações.
Os tributos de uma empresa estão relacionados a tudo o que ela precisa pagar para o governo, ou seja, os impostos. Eles variam de acordo com o tamanho e as características do negócio, mas precisam estar sempre em dia para que a organização funcione dentro da legalidade e não passe por problemas jurídicos graves que podem levar até à falência.
Por isso, o cálculo tributário da empresa deve estar sempre muito bem atualizado e os pagamentos em dia. Contar com um software que automatize essa demanda é de grande valia, especialmente no caso de negócios de médio e grande porte.
Fazendo uma busca rápida na internet é possível encontrar os mais diversos sistemas contábeis para contratar e utilizar na sua empresa — mas antes disso, é importante saber que eles se dividem em três categorias que estão relacionadas à capacidade de atuação do software. São elas:
Considerados os modelos iniciais de sistema contábil, os low-end são programas que fazem apenas as tarefas mais básicas. Podem ser interessantes para fazer a contabilidade de micro-empresas, ou, mesmo, para quem quer testar a possibilidade de usar um sistema pela primeira vez.
Entre os tipos de demandas que podem ser executadas por um software low-end estão os cálculos, a geração de guias de pagamento e a gestão de folha. Sua função, na verdade, é acelerar tarefas que o contador deveria fazer manualmente — mas não vai muito além disso.
Um sistema contábil mid-end, por sua vez, dá um passo além do anterior. Esse tipo de software já permite suprir necessidades mais avançadas e, por isso, é recomendado para pequenas e médias empresas.
Com um sistema mid-end é possível automatizar funções, integrar a parte de contabilidade a outros bancos de dados da empresa e tornar a rotina de trabalho ainda mais prática. Esse tipo de software também facilita o cumprimento de todas as obrigações fiscais da empresa, já que elas ficam automatizadas, e isso reduz muito a chance de dores de cabeça com problemas futuros.
Um sistema high-end é um software contábil que oferece o maior nível de complexidade, sendo capaz de automatizar os mais diversos tipos de processos e cumprir funções muito mais avançadas, como fazer a gestão dos créditos da empresa. Por isso, é recomendado para negócios de grande porte.
Se você se interessou por esse artigo, percebeu que o sistema contábil é uma ferramenta de grande valia para manter as finanças da empresa em dia e evitar surpresas negativas no momento de uma auditoria financeira. Falando no assunto, aproveite para ler também o nosso artigo sobre como se preparar para uma auditoria financeira!
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