Como Fazer Um Relatório de Reunião

Encontros profissionais devem ser registrados em um relatório de reunião para formalizar os assuntos tratados. Além disso, o documento também serve como histórico, sendo muito útil para pessoas que não estavam presentes poderem se atualizar sobre as discussões. 

Por isso, é muito importante saber como desenvolver esse registro de forma que contemple todas as questões abordadas na na reunião. Veja o que é preciso para isso. 

Por que fazer um relatório de reunião empresarial?  

Seja uma assembleia, um encontro entre os colaboradores de uma empresa ou mesmo uma chamada com um cliente, é preciso fazer uma ata. 

O relatório de reunião é importante para assegurar que todos os envolvidos tenham ciência dos temas que foram discutidos, compromissos acordados e próximos passos combinados durante o encontro. 

Dessa forma, o registro é muito útil para consultas posteriores para elucidar dúvidas, evitar contestações em casos de divergências. 

Como fazer um bom relatório de reunião? 

O texto deve ser redigido com cuidado para não deixar nenhum dos temas discutidos de fora.

Então, se você quer saber como fazer um relatório de reunião, confira o passo a passo:

1. Comece antes da reunião 

Um ponto muito importante é que nos preparativos do encontro esse documento já deve começar a ser redigido. Reúna as informações que você já tem e construa o texto a partir delas.

Por exemplo, você pode adicionar os seguintes pontos:

• data da reunião;
• local;
• nome das pessoas confirmadas;
• motivo do encontro;
• tópicos que estão previstos para serem discutidos.

Por conta disso, o ideal é que a pessoa responsável pelo relatório seja a organizadora, ou, ao menos, alguém que esteja por dentro do assunto.

2. Faça anotações durante o encontro

Mesmo que você tenha uma boa memória, precisa entender a importância de fazer anotações. Afinal, elas serão fundamentais na elaboração do relatório de uma reunião. Esse documento deve ser completo e conter detalhes que, às vezes, podem ser passados em branco caso você não tenha colocado um lembrete.

Então, leve um caderno ou um computador para o local para poder anotar todas as informações relevantes. Aliás, faça isso mesmo que a reunião esteja sendo gravada.

 3. Boa edição pós-reunião 

Depois de terminada, é preciso organizar todas as informações de forma resumida e clara para que todos possam entender. Em geral, recomenda-se a estruturação em tópicos de acordo com os assuntos tratados.

No final, acrescente quais foram as conclusões e as medidas decididas que devem ser tomadas a partir de então.

4. Peça aos presentes que confirmem as informações levantadas 

Ao terminar de redigir o relatório de reunião, passe por todos os participantes e peçam que confirmem as informações levantadas e deixe a assinatura. 

Isso evita que alguma informação fique para trás e também que existam atritos em casos de divergências futuras. 

Conseguiu entender quais são os pontos principais de um relatório de reunião empresarial? Em alguns casos específicos existe a necessidade de que a ata seja publicada no Diário Oficial da União, são eles as atas de Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária, Conselho de Administração e de Diretoria. 

Por isso, saiba mais sobre cada um desses encontros e como redigir e publicar uma ata de reunião.