Como Elaborar Uma Ata De Presença

Quando são acordadas importantes tomadas de decisões em reuniões, é de extrema importância a elaboração de uma ata de presença. Dessa forma, este documento servirá como prova de que todas as pessoas presentes naquele encontro estavam de acordo com o que foi decidido.

Não sabe  como redigir esse tipo de documento? Então aprenda agora com este artigo do E-diário. 

Neste artigo você verá:

• o que é ata de presença?;
• qual a importância desse documento??;
• como fazer uma ata de presença?;

O que é ata de presença?

A ata de presença é um documento que tem como finalidade o registro das pessoas que compareceram a  uma determinada reunião. Dentro dos elementos essenciais que precisam constar no documento estão:

• nome completo dos participantes;
• número do documento;
• assinatura;
• descrição da finalidade da reunião;
• decisões tomadas na reunião;
• data do encontro;
• duração;
• observações;
• encaminhamentos;
• responsáveis.

Dessa forma, é possível ter em mãos um registro bem organizado daquilo que foi discutido.

Qual a importância da ata de presença?

É de suma importância que a ata  seja elaborada com transparência, pois não é cabível em nenhuma situação a documentação falsa de que determinado participante estava presente na reunião, quando na verdade não estava. 

Assim como qualquer documento, a ata é uma prova. A falsificação é considerada como um crime segundo o “Art. 297 – Falsificar, no todo ou em parte, documento público, ou alterar documento público verdadeiro: Pena – reclusão, de dois a seis anos, e multa.”

Como fazer uma ata de presença?

No momento de produzir uma ata de presença é imprescindível relatar com detalhes todos os acontecimentos durante a reunião. Para isso,  é possível seguir as seguintes recomendações:

Descrição

É preciso descrever como surgiu a necessidade da reunião e as expectativas com aquele encontro. 

Por exemplo: devido à constante discordância entre as tomadas de decisões realizadas pela equipe contábil por parte dos demais gestores, realiza-se esta reunião com o objetivo de estabelecer um consenso quanto ao orçamento para realização dos eventos corporativos semestrais. 

Encaminhamentos

Os encaminhamentos são elaborados a partir das tomadas de decisões e suas implicações. Por exemplo:

• decisões tomadas na reunião: o orçamento para a realização dos eventos corporativos semestrais obteve aumento de 20%. 

Ações

As ações são as atividades que devem ocorrer no futuro, decorrentes dos encaminhamentos:

• ações ou próximos passos: inserir o novo orçamento dividido em reunião no planejamento contábil anual da empresa.

Agora que você já sabe como elaborar uma ata de presença, fique por dentro das regras para realizar o relatório de uma reunião.