Como elaborar uma Ata de Assembleia?

A ata de assembleia é um documento que serve para registrar e comunicar todas as decisões e deliberações realizadas em uma reunião, de forma que tanto os presentes como os ausentes tenham um comprovante que valide as ações a serem tomadas.

Para que a ata cumpra sua função, é preciso seguir algumas normas em seu preenchimento. Neste artigo, você vai aprender a elaborá-la da forma correta. Confira!

O que deve conter a ata de assembleia? 

Pode até parecer complicado, mas a ata de assembleia é mais simples do que parece. Ao invés de utilizar uma linguagem floreada, o importante é concentrar-se em ser objetivo e direto, de forma que qualquer pessoa que a leia consiga entender o que ocorreu na reunião.

Itens fundamentais

Obrigatoriamente, a ata de assembleia deve conter:

• nome da organização;
• tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária);
• data, hora e local da reunião;
• nome do presidente e do secretário;
• lista com nome dos presentes e ausentes;
• pautas e deliberações;
• quorum (quantidade mínima de membros presentes para a realização);
• assinatura de todos os presentes;
• assinatura do secretário e do presidente da mesa.

Ordem dos procedimentos

Antes mesmo de iniciar a reunião, é preciso verificar se o quorum é suficiente para a validade da assembleia. Após isso, distribua a lista de presença e, o quanto antes, preencha o máximo de detalhes que conseguir da lista acima.

Já com o decorrer das deliberações, lembre-se de anotar todas as ações e decisões tomadas, lembrando que o documento será lido, aprovado e assinado ao final da sessão. Ademais, o documento deve ser distribuído a todos os membros.

Publicação da Ata de Assembleia no Diário Oficial

Como vimos, a importância de fazer a ata da assembleia vai muito além do simples registro das informações decididas na reunião. Ela também serve para validar as decisões tomadas, dando autenticidade a elas.

Por isso, mesmo que o Código Civil não obrigue a publicação das atas de assembleia, dependendo do nível de importância desse encontro, essa medida é aconselhada. Isso porque, a partir da publicação, não são mais cabidos questionamentos.

Para saber como realizar a publicação oficial, confira o Guia de Publicação: Diário Oficial da União — Saiba Como Fazer e descubra os tipos de publicações, suas regras e o passo a passo para cada uma.