Como Tornar a Reunião de Conselho Mais Produtiva

Sabe aquela sensação de que a reunião poderia ter sido um e-mail? Ela acontece quando os encontros não são produtivos — e a reunião de conselho de uma empresa não pode cair nesse limbo. 

Para evitar esse problema, neste artigo você confere 9 dicas de como tornar mais produtiva essa oportunidade de reunir pessoas e ideias tão importantes para o bom andamento de uma organização. Boa leitura!

1. Crie uma pauta e se atenha a ela

Uma reunião que não tem uma pauta previamente estabelecida é um convite para a perda de tempo. Por isso, é essencial que exista um documento que guie todos os assuntos importantes a serem discutidos no encontro. 

O presidente da assembleia deve, ainda, ser responsabilizado pelo respeito dessa pauta: os assuntos precisam ter uma média de tempo estabelecida para serem discutidos e nenhum tema irrelevante pode ser puxado aleatoriamente para o centro da conversa.

É interessante, ainda, que essa pauta seja previamente disponibilizada aos participantes para que eles possam se preparar melhor para a discussão dos assuntos e contribuir de forma mais eficiente. 

2. Priorize bem os assuntos

Ainda na hora de montar a ata, é muito importante que os assuntos estejam organizados de maneira inteligente. O ideal é que a reunião comece com os mais complexos, enquanto os mais fáceis devem ser deixados para o final.

Além disso, é claro, as questões mais urgentes tem sempre que ocupar as primeiras posições. Dessa forma, caso o tempo se esgote antes da finalização dos assuntos, nada muito importante terá sido deixado de lado. 

3. Evite interrupções

Peça para que todos os integrantes da reunião coloquem esse compromisso na agenda e levem-no a sério, para que não haja qualquer interrupção desnecessária. Logo no início do encontro, vale reforçar a recomendação, pedindo que todos coloquem os celulares no modo silencioso.

No caso de reuniões online, o ideal é que todos estejam com as câmeras ligadas e abram os microfones apenas na sua hora de falar, para evitar interferências externas.

4. Garanta a objetividade

O dia a dia dos membros do conselho de uma organização costumam ser bastante conturbados, e por isso a reunião precisa ser objetiva. Ninguém deve sair do encontro pensando que foi uma perda de tempo, porque isso gera frustração e atrapalha o andamento da empresa.

Faça o possível para garantir a objetividade, reforçando a interrupção de assuntos paralelos e pedindo para que, cada um, em sua vez de falar, seja o mais preciso e sucinto possível. 

5. Incentive a diversidade de opiniões

Se todos tivessem sempre as mesmas opiniões, não haveria nada para ser discutido, não é mesmo? Um dos objetivos mais importantes da reunião de conselho é a possibilidade de troca de ideias e ampliação dos pontos de vista.

Ao perceber, portanto, que durante um encontro todas as pessoas estão pensando de maneira muito parecida, faça provocações e incentive depoimentos contrários. O debate é essencial para a descoberta de novos caminhos e soluções.

6. Vote por último

Sempre que houver a necessidade de uma votação, o presidente da reunião deve votar por último. Isso é necessário para que não haja influência sobre os votos dos demais e, além disso, para garantir que o voto de desempate, quando necessário, seja dado pela presidência.

7. Desencoraje conversas paralelas

Ninguém deve puxar a palavra para si em uma reunião de conselho se o assunto não for importante, e já que é assim, quem fala deve ser ouvido. Desencoraje a formação de pequenos grupos que troquem ideias paralelamente — qualquer contribuição deve esperar a sua vez de ser dita e ser oferecida a todos.

8. Delegue um responsável pela ata

Por menor que seja a empresa, tudo o que foi conversado e, principalmente, decidido em uma reunião de conselho deve ficar registrado em uma ata de reunião. Isso pode evitar inúmeros problemas e mal-entendidos futuros, portanto, nunca abra mão desse documento. 

9. Defina prazos e novos objetivos

Nunca se deve sair de uma reunião sem que novos objetivos tenham sido traçados, para que ela não termine no vazio. É importante, ainda, garantir o estabelecimento de prazos para que as novas decisões sejam estabelecidas — e o que não for cumprido, obviamente, precisa ser cobrado no próximo encontro.

Esperamos que esse artigo te ajude a obter mais êxito nas reuniões de conselho de sua empresa daqui para frente. Se você se interessa por esse assunto, aproveite para ler também o texto sobre as diferenças entre assembléia geral e reunião de sócios.