Cotação para fazer, agenda para conciliar, passagens para comprar, reembolso para solicitar e diversas outras atividades fazem parte da gestão de viagens corporativas. Diante de tantos detalhes para providenciar, como não perder o controle?
Em situações assim, a prática ajuda. Contudo, existem conhecimentos que podem fazer toda a diferença, otimizando tempo, evitando erros e até economizando dinheiro. Veja alguns deles e comece a inseri-os em sua rotina.
Caso a empresa ainda não tenha normas específicas para as viagens dos funcionários, sugira a criação delas o quanto antes. Tendo um padrão a ser seguido, a solicitação, organização e o atendimento das viagens ficarão bem mais fáceis. Essa política pode e deve incluir pontos, como:
Da mesma forma que existem normas para voos nacionais e internacionais, as companhias aéreas também têm as suas. Elas são referentes a cancelamentos e remarcações de passagens, às bagagens permitidas, check-in e diversos outros assuntos que devem ser cuidadosamente estudados.
Para evitar problemas, vale a pena conhecer essas regras à risca e transmiti-las aos funcionários viajantes por meio de um e-mail padrão com instruções gerais.
Atualmente, já existem diversos programas de gestão de viagens corporativas que podem ser usados para tornar esse processo mais fácil, rápido e econômico. Há programas que auxiliam desde a solicitação e aprovação da viagem — permitindo uma ampla pesquisa de rotas, horários e preços — até a prestação de contas.
Se tiver a oportunidade de trabalhar com um software assim, certamente conseguirá diminuir erros, controlar melhor os custos, garantir o cumprimento das políticas da empresa e ainda agilizar todo o processo, que pode ser muito demorado usando apenas o e-mail.
Toda boa gestão de viagens corporativas deve envolver o controle de custos. Isso inclui a pesquisa de baixos preços de passagens aéreas e de acomodações, o cumprimento do limite de gastos diários e também o cadastramento da empresa no programa de milhas.
Para esse último procedimento, é recomendado definir quais companhias aéreas são as preferidas da empresa, de modo que o acúmulo de milhas possa ser centralizado e, assim, render melhores retornos.
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