Como Agir em Caso de Extravio de Documentos Fiscais?

Um documento fiscal é algo que prova a transação de vendas e compras de serviços e produtos das companhias para as pessoas ou para outras empresas. Por mais cuidado que se tenha, o extravio de documentos fiscais acontece e pode gerar grandes problemas, porém existe uma solução fácil e segura para se evitar maiores transtornos. Veja qual é.

O que fazer em caso de extravio de documentos fiscais?

Os documentos fiscais mais comuns são:

• nota fiscal;
• carnês de pagamentos;
• ingressos;
• cupons;
• recibos;
• declarações;
• autorizações;
• entre outros.

É importante lembrar que, de acordo com o Ministério da Fazenda, todas as instituições que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir tais documentos,  mesmo que a prestação seja isenta dos impostos.  Porém quando isso ocorre, é necessário que seja feita a publicação do extravio de documentos fiscais no Diário Oficial. Entenda os motivos:

1. Faça o registro do extravio

Quando a publicação do extravio de documentos fiscais é feito no DOU – Diário Oficial da União, você estará realizando um registro público do ocorrido e assim chegará ao conhecimento de diversas pessoas e empresas. Por ser um jornal oficial do Governo Federal, a sua publicação terá muita importância e relevância em todo território nacional. 

2. Prudência

• A publicação de documentos extraviados serve como uma comprovação em caso de questionamentos ou fiscalização, sendo válida também em situações de perda, furto ou roubo.
• A publicação funcionará como um alerta geral, para que esses documentos não sejam utilizados de forma indevida, garantindo a segurança de todos os envolvidos.

3. Sobre a regularização

Esse é um dos fatores mais importantes. Isso porque a regularização de novos livros, fichas e documentos fiscais dependem de uma série de procedimentos e dentre eles está a publicação em jornais de grande circulação. Dessa forma, e com a realização de outras medidas, a reconstituição da escrita fiscal será devidamente realizada.

Vale lembrar que essa constituição tem prazo para ser realizada, que geralmente é de 30 dias, mas varia de acordo com cada região. É, porém, devido a esse prazo, que a rápida publicação feita pelo portal do E-Diário, é tão recomendada.

4. Evite penalidades

Em cada Estado da Federação há penalidades que são aplicadas às infrações cometidas com documentos fiscais, o que, inclusive, pode incluir o pagamento de multas. Portanto, para que isso seja evitado, os trâmites da reconstituição precisam ser feitos e a publicação do ocorrido no Diário Oficial é o começo desse processo. Fique atento!

Ficou com alguma dúvida? Agora que você já sabe o que fazer com o extravio de documentos fiscais, aproveite o E-Diário Oficial para fazer as suas publicações no DOU caso seja necessário e evite maiores problemas!