O Que Fazer na Perda, Extravio ou Inutilização de Livros Fiscais?

Os documentos ficais, como faturas, guias, recibos, duplicatas e livros fiscais devem ser conservados — por até cinco anos — e disponibilizados pela Autoridade Fiscal quando solicitado, pois servem de base para verificação e fiscalização de algumas ações e possíveis irregularidades ocorridas. 

Em caso de perda, extravio ou inutilização de livros fiscais, você sabe o que fazer? No artigo de hoje, o E-diario irá mostrar o que deve ser feito. Confira!

Quais são os livros fiscais?

Entende-se por livros fiscais relatórios responsáveis pela apresentação dos seguintes registros fiscais sobre determinada empresa:

• entrada;
• saídas;
• serviços;
• controle de estoques;
• apuração de tributos;
• entre outros documentos.

São exigidos pelos fiscos municipais, estaduais e federais, ou seja, são documentos obrigatórios e está diretamente veiculado ao regime tributário adotado pela empresa e os tributos incidentes sobre as atividades. Todos os livros fiscais devem ser impressos, numerados, encadernados e assinados pelo dono da empresa e pelo contador responsável.

Para que servem?

Além de facilitar o processo de fiscalização dos órgãos públicos responsáveis, é uma importante e excelente ferramenta de organização interna para a empresa. Esses documentos permitem que os donos — e sócios de uma sociedade — tenham total convicção da realidade em que a mesma se encontra e para que possam elaborar futuras estratégias para o seu negócio.

Para garantir a organização interna e para que atenda às suas obrigações legais, é necessário que seja adotada uma estratégia de gestão que atinja as seguintes necessidades:

• mapeamento completo do negócio;
• assessoria fiscal e contábil;
• adoção do melhor regime tributário;
• conhecimento básico da legislação aplicável ao negócio;
• direcionamento de profissionais internos responsáveis pelas tarefas contábeis e fiscais; 
• organização e criação de rotinas próprias de trabalho.

Em casos de perda, extravio ou inutilização dos livros fiscais, o que devemos fazer?

A empresa ou contribuinte que estiver em situações de perda, extravio ou inutilização de documentos ou livros fiscais, deverá adotar os seguintes procedimentos:

1. Comunicar o Posto Fiscal

Deve-se comunicar em um prazo de trinta dias o ocorrido ao Posto Fiscal  em que a empresa estiver veiculada. 

2. Ir ao Posto Fiscal

É necessário ir até o Posto Fiscal (veiculado pela empresa) e entregar uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no Decreto n° 45.490/2000, onde será anexada juntamente com a declaração da comunicação do ocorrido.

3. Publicar um anúncio local

Até três dias depois de declarar o ocorrido no Posto Fiscal, deverá ser publicado em um jornal da localidade, um anúncio relatando a ocorrência, com identificação dos documentos e livros fiscais perdidos ou extraviados com modelo, tipo, série, subsérie e numeração.

E aí, gostou de aprender o que são e o que fazer em casos de perdas, extravio ou inutilização de documentos e livros fiscais?  Então não deixe de acompanhar o E-diario, toda semana assuntos novos para você!