Para que qualquer material seja aceito e publicado em veículos oficiais, como o Diário Oficial da União (DOU) ou dos estados, a diagramação na publicação oficial precisa seguir regras técnicas e legais específicas.
Muito mais do que uma exigência estética, essa diagramação garante que o conteúdo esteja em conformidade com os padrões estabelecidos pela Imprensa Nacional.
Empresas, escritórios jurídicos e profissionais do setor administrativo que precisam publicar documentos oficiais devem ficar atentos a esses detalhes. Afinal, um erro simples de formatação pode resultar na rejeição da publicação, atrasando processos e colocando prazos em risco.
Nesse artigo, você vai entender o que é a diagramação oficial, como ela funciona, quais são as normas vigentes e por que contar com ajuda especializada pode fazer toda a diferença.
A diagramação na publicação oficial é o processo de organizar textos e elementos visuais de forma padronizada para que documentos legais e administrativos sejam aceitos em veículos como o Diário Oficial da União, dos estados ou dos municípios.
Muito mais do que apenas estética, essa diagramação é regida por normas técnicas que garantem clareza, legibilidade e, principalmente, conformidade legal.
De forma geral, diagramação é o ato de estruturar conteúdos, como textos, imagens e tabelas, em uma página, definindo o posicionamento de cada item, o tipo de fonte, tamanhos, espaçamentos e hierarquia visual.
Livros, jornais e páginas na web são todos compostos de diagramação. Mas no caso de documentos oficiais, esse processo precisa seguir um modelo rígido, com margens, fontes e codificações específicas exigidas pela Imprensa Nacional.
Ou seja, a diagramação de documentos para fins de publicação oficial vai além da boa apresentação, ela garante que o conteúdo seja reconhecido como válido e publicável pelos órgãos competentes.
A diagramação na publicação oficial deve obedecer a regras estritas estabelecidas pela Portaria nº 283/2018 da Imprensa Nacional, que regula como os atos devem ser apresentados para aceitação nos Diários Oficiais.
O não cumprimento dessas normas pode levar à rejeição do documento, exigindo retrabalho e até afetando prazos legais. A seguir, veja os principais requisitos para a correta diagramação de documentos oficiais:
Para facilitar a leitura automatizada e a categorização dos atos, é necessário utilizar códigos específicos no corpo do texto. Essa codificação é o que permite ao sistema da Imprensa Nacional reconhecer e organizar corretamente cada parte do documento.
Veja, a seguir, os principais códigos utilizados na diagramação de documentos para publicação oficial:
Além desses, também podem ser utilizados outros códigos complementares, dependendo do tipo de ato e da necessidade de detalhamento, como:
Esses códigos devem ser digitados exatamente como descritos (em caixa alta e com prefixo “##”), pois qualquer erro de digitação pode comprometer a validação da publicação.
Outro ponto fundamental na diagramação de documentos oficiais é o uso da fonte correta. A Imprensa Nacional determina que todos os textos enviados para publicação utilizem a fonte Calibri, no tamanho 9, com espaçamento simples entre as linhas.
O objetivo dessa padronização é garantir a uniformidade visual e a legibilidade de todas as publicações. Utilizar fontes diferentes, tamanhos incorretos ou espaçamentos irregulares pode resultar na rejeição imediata do material.
Além disso, é importante evitar negritos, itálicos ou cores diferentes no corpo do texto. Toda a informação deve ser apresentada de forma limpa e direta, respeitando os padrões definidos para a diagramação de documentos destinados aos Diários Oficiais.
As tabelas são elementos comuns em atos oficiais, principalmente em balanços, listas de nomes ou orçamentos. No entanto, a diagramação de documentos com tabelas exige atenção redobrada, pois pequenos deslizes podem causar a reprovação da publicação.
Para que uma tabela seja aceita pela Imprensa Nacional, ela deve seguir os seguintes critérios técnicos:
Outro ponto essencial é que a tabela precisa ser compreensível de forma autônoma, sem exigir legendas externas ou notas explicativas fora do corpo principal.
Caso não seja possível atender a todos esses critérios, a recomendação é substituir a tabela por texto corrido ou imagem no formato permitido.
Além da formatação textual, a diagramação de documentos oficiais deve seguir restrições quanto ao uso de recursos visuais.
Elementos que normalmente são utilizados em materiais gráficos ou administrativos internos não são permitidos em publicações oficiais. Entre os itens proibidos estão:
Esses recursos, embora úteis em documentos internos, podem comprometer a leitura automatizada e a estrutura exigida pelos sistemas da Imprensa Nacional. Por isso, devem ser eliminados antes do envio para publicação.
A recomendação é sempre revisar o conteúdo com atenção e, em caso de dúvida, converter elementos complexos em imagens (desde que atendam aos critérios técnicos definidos, como tamanho e resolução).
As imagens também devem seguir uma formatação específica. Qualquer imagem fora dos padrões pode resultar na rejeição da matéria, mesmo que o restante do conteúdo esteja corretamente formatado. Veja abaixo, as principais exigências:
Essas imagens devem ser utilizadas apenas quando indispensáveis, como em casos de organogramas, gráficos ou fórmulas que não podem ser convertidas em texto.
Além disso, é importante garantir que elas estejam bem posicionadas no documento e não interfiram no alinhamento do conteúdo principal.
Agora que você já conhece as exigências legais, é hora de entender como colocar tudo isso em prática.
Abaixo, confira um passo a passo simples e objetivo para você aplicar a diagramação de documentos de forma correta, evitando retrabalho e acelerando o processo de publicação no Diário Oficial.
Antes de pensar na formatação, tenha o conteúdo redigido com clareza, sem erros de digitação ou termos genéricos. Certifique-se de que todas as informações obrigatórias estão presentes: nome do ato, data, responsável, cargo, entre outros.
Insira as marcações obrigatórias no texto citadas anteriormente, como ##ATO, ##TEX, ##ASS, entre outras. Lembre-se de que essas codificações precisam estar em caixa alta e sem alterações, pois são reconhecidas automaticamente pelo sistema da Imprensa Nacional.
Não esqueça de configurar a fonte, espaçamento, alinhamento e demais elementos conforme as regras:
Depois de diagramar, revise o documento com cuidado. Verifique se não há campos automáticos, cabeçalhos invisíveis, textos em posição vertical ou outros elementos proibidos. Se possível, peça a outra pessoa da equipe para validar a versão final.
A exportação deve ser feita em formato compatível com a plataforma da Imprensa Nacional. O mais indicado é gerar o documento em PDF, preservando a estrutura e a qualidade do conteúdo.
Com o arquivo pronto, acesse o sistema responsável pela publicação, como o E-diário Oficial e envie o material para análise. Fique atento às mensagens de erro ou de validação.
Como vimos até aqui, a diagramação na publicação oficial exige atenção a uma série de detalhes técnicos. Basta um pequeno erro, como uma tabela mal formatada ou uma imagem fora do padrão, para que o documento seja rejeitado.
Esse processo, além de burocrático, consome tempo e exige conhecimento específico sobre normas legais, codificações e formatos aceitos. Para muitas empresas e departamentos administrativos, lidar com isso internamente pode ser arriscado e ineficiente.
Por isso, contar com um serviço especializado em diagramação de documentos oficiais é a melhor maneira de garantir que sua publicação seja aceita de primeira, sem atrasos, retrabalho ou perda de prazos importantes.
O E-diário Oficial conta com serviços de formatação e diagramação na publicação oficial para que sejam aceitos pela Imprensa Nacional e disponibilizados no Diário Oficial da União.
Dessa forma você ganha segurança jurídica, economia de tempo e tranquilidade para focar no que realmente importa: a continuidade dos seus processos.
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