A ata é um documento escrito que registra todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião e demais encontros oficiais. De maneira mais técnica, a documentação se configura como uma modalidade textual da linguagem escrita, utilizada principalmente no contexto profissional para manter o registro de decisões e argumentos que foram previamente apresentados durante as reuniões.
Quer saber mais sobre a importância da ata de reunião? Continue a leitura e veja:
- por que registrar a ata;
- onde é usada a ata de reunião;
- como fazer uma ata de reunião.
Por que registrar a ata? Conheça a importância da ata de reunião
Uma ata de reunião é um documento que registra as informações mais importantes discutidas durante o encontro. Por isso, serve como uma ferramenta importante para acompanhar o progresso das discussões e decisões tomadas, bem como para ajudar a garantir que todos os participantes estejam cientes dos acordos feitos.
Além disso, essa demonstração também pode ser usada como uma referência futura para lembrar o que foi discutido e decidido em uma reunião anterior. Ela ajuda a manter uma documentação precisa e detalhada da discussão, o que pode ser particularmente importante em situações em que há responsabilidades legais ou financeiras envolvidas. Entende-se, portanto, que o documento é um ato oficial.
Uma ata de reunião também ajuda a manter um registro histórico da organização e de suas atividades, o que pode ser útil para fins de prestação de contas, planejamento e análise. Por essas razões, é importante garantir que ela seja criada e arquivada após cada encontro dentro de determinada instituição.
- Veja também: O Que É Lavrar Ata De Reunião?
Onde é usada a ata de reunião?
A ata de reunião é usada em vários contextos, como:
- empresas;
- organizações governamentais;
- escolas, organizações sem fins lucrativos;
- demais situações em que ocorra uma reunião formal.
Ela pode ser usada como referência futura, para avaliação do desempenho, para relatar o progresso das ações e decisões tomadas na reunião, ou para fornecer informações a pessoas que não puderam comparecer. Esse documento pode ser distribuído para os participantes, bem como para outras partes interessadas que precisam estar cientes das informações discutidas no encontro.
Como fazer uma ata de reunião?
Para fazer uma ata de reunião, siga as seguintes etapas:
- defina o formato da ata: existem diversos modelos e formatos de atas disponíveis. Escolha o que melhor se adequa às necessidades da sua equipe ou organização;
- identifique os participantes: liste os nomes de todos os participantes da reunião e identifique seus respectivos cargos ou funções;
- anote a data, horário e local da reunião;
- registre os pontos da pauta: anote todos os tópicos que foram discutidos durante a reunião. Certifique-se de capturar todas as informações relevantes, como decisões, ações a serem tomadas, questões levantadas e respostas fornecidas;
- atribua responsabilidades: se houver ações a serem tomadas, atribua responsabilidades aos participantes da reunião. Registre quem é responsável por cada tarefa e defina prazos para conclusão.
- anote os próximos passos: registre quaisquer próximos passos ou ações que precisam ser tomadas antes da próxima reunião;
- adicione outras informações relevantes: se houver outros dados que não se enquadram nos pontos acima, inclua-as também;
- revise a ata: antes de finalizar, revise cuidadosamente para garantir que todas os pontos importantes foram registrados corretamente;
- distribua a ata: compartilhe o documento com todos os participantes da reunião, bem como com outras partes interessadas, conforme necessário.
Ao seguir essas etapas, você poderá criar uma ata de reunião completa e precisa que ajudará a manter todos os participantes informados sobre o que foi discutido e decidido.
Modelo de ata de reunião
Para ajudar no processo de redação da ata de reunião, disponibilizamos este modelo que pode ser utilizado e customizado conforme as necessidades de cada organização:
ATA DE REUNIÃO
Data: [data da reunião]
Horário: [horário de início e término da reunião]
Local: [local da reunião]
Participantes:
- [nome completo e cargo/função do participante 1]
- [nome completo e cargo/função do participante 2]
- [nome completo e cargo/função do participante 3]
- [nome completo e cargo/função do participante 4]
- [nome completo e cargo/função do participante 5]
Pauta:
- [tópico 1]
- [tópico 2]
- [tópico 3]
- [tópico 4]
Discussão:
[descrição da discussão sobre cada tópico da pauta]
Decisões:
[descrição das decisões tomadas sobre cada tópico da pauta]
Ações e responsabilidades:
- [ação 1] – responsável: [nome do responsável] – prazo: [data de conclusão]
- [ação 2] – responsável: [nome do responsável] – prazo: [data de conclusão]
- [ação 3] – responsável: [nome do responsável] – prazo: [data de conclusão]
Observações:
[quaisquer observações ou informações adicionais que não se encaixam nas seções anteriores]
Assinaturas:
[Nomes e assinaturas dos participantes da reunião]
Agora você já sabe como redigir a documentação das reuniões mais importantes da sua empresa. Dado o peso desse documento, há momentos em que ele é de interesse público e, portanto, deve ser divulgado nos canais oficiais de comunicação. Entenda melhor quando a ata de reunião deve ser publicada no Diário Oficial!
