A automatização de tarefas já é uma realidade em muitas áreas, e não seria diferente com a contabilidade. Cruzar dados, produzir relatórios e emitir documentos são algumas das atividades que as máquinas já fazem melhor e com menos gastos.
Investir na automatização dos processos contábeis permite que o setor seja mais efetivo, por isso, existem alguns pontos que devem ser priorizados nesse processo.
A seguir, aprenda:
- Como funciona a automatização de processos contábeis?
- Por que priorizar a automatização na atividade que mais traz lucros ao negócio?
- 5 passos para automatizar os processos contábeis do seu negócio?
- Conheça as ferramentas disponíveis de automatização
Como funciona a automatização de processos contábeis?
Em qualquer segmento, o ideal é que um processo gere o máximo de valor possível com menos esforços e recursos investidos. A automatização de tarefas repetitivas é simples, e uma das melhores formas de conseguir reduzir o investimento financeiro em um trabalho.
Mas, para implementar essa tecnologia, é preciso saber por onde começar e em quais processos ela pode ser encaixada. Ainda não é possível, por exemplo, tornar automática uma atividade que exija uma análise humana, como a elaboração de um modelo completo de controle contábil de uma empresa.
Já as atividades mais simples, como a produção de balancetes e conferências contábeis, podem ser facilmente feitas por bons sistemas contábeis, liberando o tempo dos colaboradores da equipe para tarefas mais estratégicas que vão exigir mais da sua competência.
Por que priorizar a automatização na atividade que mais traz lucros ao negócio?
Uma dica natural e importante é listar os processos contábeis da área, e descobrir quais são os que trazem mais valor ao negócio. Lembrando que devem ser tarefas com regras claras e que não exigem intervenção e análise humana.
Algumas vezes essas atividades são bem simples, como a geração de guias de pagamento e conciliação bancária: automatizar esse tipo de tarefa faz com que o trabalho seja feito muito mais rápido, e com menos erros.
5 passos para automatizar os processos contábeis do seu negócio?
A automação de processos contábeis não apenas aumenta a eficiência operacional do escritório, mas também contribui para a redução de erros, economia de tempo e melhoria na qualidade do serviço prestado aos clientes.
Veja como fazer isso em cinco passos!
1. Avaliação das necessidades
O primeiro passo para automatizar os processos contábeis é realizar uma análise detalhada das necessidades do escritório. Identifique as tarefas que consomem mais tempo e que são suscetíveis a erros, como:
- a conciliação de contas;
- o processamento de folha de pagamento;
- a emissão de notas fiscais;
- entre outras.
2. Integração de sistemas
Uma das principais vantagens da automação contábil é a capacidade de integrar diferentes sistemas e processos. Isso permite que os dados fluam de forma mais eficiente entre as diferentes etapas, evitando retrabalho e reduzindo a possibilidade de erros.
A integração também facilita o acesso às informações, tornando a tomada de decisão mais ágil e precisa.
3. Treinamento da equipe
A adoção de novas ferramentas e processos exige o treinamento adequado da equipe. Portanto, tenha a certeza de que todos os profissionais contábeis compreendam como utilizar as novas soluções, maximizando seus benefícios.
Investir no desenvolvimento das habilidades tecnológicas da equipe é essencial para garantir uma transição suave para a automação.
4. Monitoramento e ajustes
Após a implementação da automação, é fundamental monitorar constantemente os resultados e realizar ajustes conforme necessário. A tecnologia está em constante evolução, e é importante estar atento a atualizações e melhorias nas ferramentas utilizadas.
Além disso, a análise regular dos processos automatizados pode revelar oportunidades adicionais de otimização.
5. Escolha das ferramentas adequadas
Com base na avaliação das necessidades, é importante selecionar as ferramentas adequadas para a automação. Existem diversas opções disponíveis no mercado, desde softwares de contabilidade integrados até plataformas específicas para determinadas atividades.
Mas tenha certeza de escolher soluções que se alinhem com as demandas do seu escritório e ofereçam integração com os sistemas existentes.
Conheça as ferramentas disponíveis de automatização
Ao começar a implementação de tecnologias para a automatização de processos contábeis, entender a produção do trabalho atualmente é algo essencial. Conheça quais tarefas são repetitivas, como os processos se estruturam, o que traz mais valor ao negócio, e o que faz esse valor ser notado pelo cliente.
Para um processo contábil ser automatizado, é muito importante que ele tenha regras claras, que possam ser facilmente interpretadas e aplicadas pelo sistema. Portanto, se um relatório pode ser feito apenas com números e cruzamento de dados, é bem simples automatizá-lo.
Agora que você já aprendeu sobre como a contabilidade pode ser melhorada com a automatização de tarefas, saiba também os benefícios de contar com a inteligência artificial na sua contabilidade!
